Assistant de cabinet

FOX est un cabinet d’audit et d’expertise-comptable créé from scratch en 2012.

Nous comptons 40 collaborateurs sur Paris, Nice et Nantes. Ils sont soudés autour de valeurs de solidarité et bienveillance et ont chacun à cœur de viser l’excellence par l’amélioration continue et l’entraide. Notre pluridisciplinarité offre à nos collaborateurs un parcours professionnel riche et passionnant, assurant un apprentissage rapide.

Nos 600 clients sont des PME et TPE dans des domaines très variés : startup, digital, cryptomonnaies, immobilier, filiales de groupes étrangers, commerces et e-commerces, luxe, food.

• Réseau de partenaires, avocats et confrères
• Maitrise des techniques d’évaluation
• Compréhension des business model innovants
• Forte organisation et méthodologie
• Engagement important pour les clients

Le poste

Le secrétaire prend en charge l’accueil, le secrétariat et participe à la gestion administrative et comptable du cabinet.

Accueil physique et téléphonique

• Accueille et oriente les clients, les prospects, les visiteurs
• Reçoit et transmet les appels et/ou messages téléphoniques ou email

Secrétariat

• Collecte, trie et répartit le courrier
• Prend les rendez‑vous, tient les agendas et plannings des collaborateurs, réserve les salles
• Organise les réunions, séminaires, et les déplacements
• Saisie, met en forme, édite et envoie les documents, rapports, courriers, contrats, …, aux clients ou aux organismes (bilans, rapports, lettres de missions, liasse fiscale…)
• Aisance relationnelle démarches de dématérialisation
• Disponibilité
• Outils de communication (standard, téléphone, fax, Internet, …)

Outils et logiciels informatiques bureautiques et spécifiques, Internet

• Discrétion
• Connaissance des acteurs internes et externes
• Notions en comptabilité, fiscalité, juridique,
• Prépare et suit l’organisation des dossiers techniques sur le plan administratif
• Classe et archive les dossiers clients (échéances légales, …)

Gestion administrative et comptable du cabinet

• Commande les fournitures du service, matériels de bureau, gère les stocks et réalise les inventaires, sous contrôle d’un responsable
• Assure les relations avec les prestataires externes (réparateurs, fournisseurs, …) : contacte les réparateurs, prépare et transmet les factures, …
• Contribue à la facturation client : relève, contrôle et calcule les temps par projet, édite et envoie les factures aux clients après validation par l’expert-comptable et / ou commissaire aux comptes
• Organise et prend en charge les opérations de relance téléphonique (clients)
• Connaissance de l’organisation des dossiers techniques
• Effectue les remises de chèque à la banque
• Suit le traitements des déclarations dématérialisées
• Suit les abonnements aux revues professionnelles

Gestion administrative du personnel du cabinet

• Participe aux recrutements : trie les CV, envoie les convocations, suit les candidatures
• Oriente les collaborateurs lors de leur intégration : diffusion des procédures du cabinet, …
• Gère les plannings de formations, suit les congés et ARTT, participe à la préparation des entretiens d’évaluation, …
• Stabilité des effectifs

Évolution de l’activité vers :

• Une forte diminution des tâches administratives et des tâches à moindre valeur ajoutée
• Une tendance au transfert vers les collaborateurs de tâches bureautiques – Un développement de l’activité d’accueil

Évolutions clés du métier vers :

• Une plus grande polyvalence attendue, notamment en tant qu’aide aux collaborateurs comptables
• Un développement des compétences liées à la relation