Assistant d'accueil et de secrétariat

Le Crous de Nice-Toulon est un établissement de l'Etat opérateur de la vie étudiante, en charge des services suivants :

• la restauration universitaire (avec les resto U, les cafétérias),

• le logement universitaire (les cités U, les résidences U),

• l'action sociale (le dossier social étudiant, les bourses sur critères sociaux, l'allocation d'étude…),

• l'aide aux projets et l'animation des résidences,

• l'accueil des étudiants étrangers,

• le service logements et jobs (service de mise en relation entre entreprises, loueurs et étudiants).

Le Crous de Nice-Toulon gère plus de 18800 bourses, 20 résidences universitaires et 21 structures de restauration sur les départements des Alpes-Maritimes et du Var.

Il est organisé entre des services supports situés à Nice et des unités opérationnelles situées au plus près des différents campus (Nice, Cannes, Sophia Antipolis, La Garde, Toulon).

Structure agile et réactive, il a pour mission de répondre aux besoins des étudiants et de s'adapter à leurs évolutions.

288 ETP composent ses effectifs avec un panel de statuts.

Poste : Assistant d'accueil et de secrétariat - Secrétaire de résidence Crous Nice H/F

Lieu de travail habituel : Unité de gestion Nice centre hébergement

Rémunération brute mensuelle : de 1845 à 2200 €, selon profil et expérience

Sous la responsabilité du Directeur de l'unité de gestion (DUG), l'assistant(e) d'accueil et de secrétariat participe aux différentes tâches de suivi financier et administratif de la vie de l'étudiant en résidence.

Descriptif des activités essentielles (non exhaustives) :

Mission 1 : Accueil, sécurité et secrétariat

Accueillir, renseigner et orienter le public qui se présente sur le site

Veiller à l'affichage dans le hall d'accueil

Assurer le classement et l'archivage papier et numérique

Assurer les états des lieux d'entrée et de sortie

Veiller à l'occupation optimum de la résidence

Assurer le bon suivi du logement entre un départ et une arrivée

Garantir la sécurité des personnes et des biens en appliquant les consignes

Intervenir sur une autre résidence en l'absence du titulaire afin d'en assurer la continuité de service

Faire des comptes-rendus des évènements journaliers au DUG

Mission 2 : Gestion financière

Participe à la chaine de la dépense en collaboration avec le DUG

Déclencher et gérer la facturation des loyers, charges, réparations

Assurer le suivi administratif et financier des dossiers individuels des résidents et l'actualisation du dossier (acte de caution, contrats…)

Etablir pour le directeur de l'unité de gestion les statistiques et éléments de tableaux de bord de gestion

Conditions particulières d'exercice :

Interlocuteurs internes : services centraux et sites du Crous

Interlocuteurs externes : partenaires publics et privés, étudiants, personnels enseignants et administratifs, entreprises diverses

Les « savoirs » :

Avoir une connaissance de base des procédures administratives et de la réglementation de la fonction publique

Connaissance du fonctionnement d'une unité de gestion

Les « savoir-faire » :

Maîtriser l'outil informatique (utilisation de plusieurs logiciels spécifiques au Crous). Une parfaite maitrise d'Excel est indispensable.

Maîtriser les techniques de secrétariat

Savoir s'organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie/du service

Savoir planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers

Savoir appliquer les procédures administratives et financières

Les « savoir-être »

Grande disponibilité requise

Autonomie indispensable

Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Savoir travailler en équipe

Faire preuve d'un bon relationnel, tant en interne qu'en externe