Assistant d'agence H/F

Assistant(e) d’agence

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un·e Assistant·e d’agence, en CDI, basé·e à Comines (59).

Vos missions

Procédures du Groupe

• Applique et fais appliquer les différentes procédures au quotidien selon les directives du Groupe en utilisant les moyens à sa disposition
• Elaboration du planning des réunions courantes (réunions de service…)
• Rédaction et envoi des différentes convocations
• Rédaction des compte rendus de réunion

Enregistrements informatiques des documents comptables fournisseurs, clients et divers

• Saisie comptable des factures fournisseurs : réceptionner, contrôler, transmettre pour signature, saisir les éléments sur le logiciel dédié, assurer le transfert de tous les éléments pour le règlement auprès du siège, assurer le classement de ces pièces
• Réalise les tableaux de bord mensuel des dépenses (bordereau d’envoi des factures fournisseurs, bordereau des provisions pour factures non reçues – commande en cours…)
• Assure le suivi des réclamations fournisseurs (contrôler l’engagement de la facture)
• Etablit les notes de frais des salariés après vérifications des éléments fournis
• Contrôle les saisies des bons de prestations ou de pesées pour l’établissement de la facture client
• Edite et vérifie les factures clients
• Mets les factures clients sous plis, en assure l’envoi et classement des doubles de factures

Missions relatives à l’exploitation

• Gère le stock des tenues de travail et en assure la distribution en collaboration avec les chefs d’équipe
• Elabore les tableaux de bord d’exploitation et veille à leur suivi (gasoil, parc véhicule sur le logiciel KAYA, …) en collaboration avec les agents de maîtrise

Missions liées aux tâches administratives quotidiennes

• Assure l'approvisionnement en fournitures de bureau
• Se charge de faire effectuer les travaux de maintenance des matériels de bureau (appel des services et fournisseurs adéquats)
• Rédige les divers courriers et effectue les travaux administratifs demandés par la Direction

Missions diverses

• Réception des appels téléphoniques et orientation des correspondants
• Accueil des visiteurs à l’agence
• Rédaction de courriers, des notes d’informations et de service à la demande de la Direction