Assistant d'agence F/H

Notre agence de Poitiers recrute un.e assistant.e d'agence .

Sous la responsabilité du Directeur d'agence, vous aurez en charge les missions suivantes :

Exploitation / commerce

• Interlocuteur privilégié pour les salariés de l’agence
• Accompagnement/ appui du personnel administratif de l’agence
• Gestion de l’accueil téléphonique et physique
• Aide commerciale : Réalisation d’appels téléphoniques et envois d’e-mails pour contacter des prospects et clients, assurer le suivi des échanges et relancer si nécessaire.
• Support aux appels d’offres : Participation à la constitution des dossiers d’appels d’offres (récupération des documents requis, mise en forme, suivi des échéances).

Gestion administrative du personnel

• Pilotage de l’activité administrative de l’agence (contrats de travail, DPAE ...)
• Création et saisie des dossiers salariés dans l’outil RH
• Vérification des autorisations de travail pour les salariés étrangers
• Suivi des différentes échéances liées aux salariés (période d’essai, visites médicales, fin de CDD ...)
• Rédaction de courriers administratifs courants
• Suivi des procédures sociales en lien avec le service RH (suivi des procédures disciplinaires, rédaction de courriers disciplinaires ...)
• Aide à la création et suivi des contrats de travail en collaboration avec les managers de proximité (moyenne de 60 contrats réalisés / mois)

Saisie de la paie

• Suivi des pointages des salariés en lien avec l'équipe d'exploitation (75 agents de propreté à temps partiels)
• Saisie et contrôle des éléments variables de paie
• Mise à disposition, du référent paie, des éléments nécessaires à l'établissement de la paie

Gestion de la facturation

• Vérification de la création des contrats clients abonnés et occasionnels dans le logiciel
• Réalise la facturation mensuelle (moyenne de 125 factures) et suit les encaissements clients
• Saisie des éléments variables de facturation clients
• Contrôle et édition des factures clients
• Envoie les factures
• Assure un reporting via le journal de vente
• Règlement client (encaissements, saisie des virements et prélèvements, litiges clients, relance)

Vous l’avez compris, l’assistant.e a un vrai rôle d’interface au sein de l’agence !