ASSISTANT D'ACCUEIL ET DE SECRETARIAT
Le Crous Grenoble Alpes est un établissement public administratif relevant du ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche. Il agit au quotidien pour améliorer les conditions de vie des 100 000 étudiants de l'académie de Grenoble, à travers la gestion des aides directes, de l'accompagnement social, de l'hébergement, de la restauration étudiante, de l'action culturelle et de l'appui aux initiatives étudiantes.
Doté d'un budget de plus de 50 M€ hors bourses sur critères sociaux, il compte 572 personnels, fonctionnaires et agents contractuels de droit public, répartis sur les sites universitaires de Grenoble, Valence, Chambéry, Le Bourget et Annecy.
L'unité de gestion Condillac relève du domaine de l'hébergement. Elle regroupe 8 résidences universitaires pour une capacité de 1 760 lits. Elle assure la gestion administrative, humaine, matérielle et financière des résidences, participe à l'optimisation de l'occupation des sites et contribue à l'amélioration des conditions d'accueil des étudiants.
Il/elle assure l'accueil, l'information et l'accompagnement des étudiants tout au long de leur séjour en résidence universitaire. Il/elle travaille en lien étroit avec le secrétariat et le pôle accueil de l'unité de gestion.
Activités principales
Assurer l'accueil des étudiants et des usagers
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par mail
- Accueillir, informer et orienter les étudiants
- Faciliter les démarches administratives liées au séjour en résidence
- Gérer les rendez-vous d'accueil
- Apporter une réponse de premier niveau sur les services du Crous : logement, bourse, restauration, service social, animation
- Renseigner les étudiants sur les informations générales liées à l'université et à la vie en résidence
Contribuer à la qualité des conditions d'accueil
- Connaître et maîtriser le parc de logements de l'unité de gestion et du Crous
- Assurer les états des lieux d'entrée et de sortie
- Créer, si besoin, des tickets de relevé d'incident
- Accueillir les entreprises intervenant sur site
- Suivre la réalisation des prestations fournies
- Veiller à la qualité des lieux de vie en se déplaçant dans les résidences
Participer à la gestion administrative
- Vérifier et constituer les dossiers locatifs
- Gérer les arrivées et les départs des résidents
- Communiquer les places disponibles au pôle logement
- Participer à la campagne de renouvellement des résidences
- Contribuer au suivi des impayés de loyer
Assurer la gestion locative sur le logiciel Heberg
- Saisir les réservations
- Enregistrer les arrivées, permutations et départs
- Constater les dégradations
- Mettre à jour les informations nécessaires au suivi des résidents
Participer aux missions transversales de l'unité de gestion
- Contribuer à la sécurité des personnes et des biens
- Connaître le fonctionnement du système de sécurité incendie
- Maîtriser les gestes liés à la sécurité incendie : évacuation, manipulation des extincteurs
- Veiller au respect du règlement intérieur
- Gérer les situations d'urgence
- Prévenir les services compétents en cas d'incident ou d'accident