Assistant commercial et administratif H/F

Assistanat Commercial

Au sein d'un service de Back Office commercial, vous assistez le responsable administratif et financier dans l'ensemble des tâches relatives à l'administration des ventes (aides constructeurs, commissionnements, animations commerciales, volumes de ventes). Vos missions principales seront les suivantes :

• Saisir les commissions des vendeurs, les commissions des intermédiaires et les commandes clients dans Khéops.
• Saisir les aides commerciales dans Distrinet et en assurer le suivi.
• Gérer les entrées VO.
• Créer les fiches sociétés.
• Immatriculer les véhicules dans le système SIV ou CID.
• Alerter le CVVN sur les indicateurs de suivi Distrinet, délai ARA-Liv, date de livraison souhaitée dépassée.
• Rechercher des véhicules urgents, gérer les transports et échanges de véhicules.
• Assurer l’interface avec la plate-forme distribution, traiter les commandes non affectées.
• Déclarer les ARA, lancer les rapatriements véhicules, gérer les PV des mines et les facturations usine.
• Assister le CVVN dans le suivi des pools ZM.
• Facturer les véhicules.
• Déclarer les livraisons de la veille après vérification des actions commerciales.
• Assurer le suivi des retards et des indemnisations constructeur.
• Gestion des factures de transport (du bon de commande au contrôle de la facturation).
• Rétrocéder les aides commerciales aux agents et VAR.
• Contrôler les primes vendeurs, primes d'objectifs et animations vendeurs, les soumettre au CVVN-CVVO.
• Assurer la mise en VS dans Khéops.
• Gérer les Actions Volume réseau.
• Assister le CVVN & le RAF dans le suivi de l'action performance, et du budget VN : potentiel de livraison, immatriculations.
• Superviser la gestion quotidienne de l’ensemble des caisses présentes dans l’établissement (y compris le contrôle de fonds de caisse des services).
• Assurer la protection et la gestion des moyens de paiement remis par la clientèle (espèces, chèques), tant en matière d’affectation que de remise en banque.
• Assurer la tenue comptable des caisses et réaliser les lettrages des clients comptants.
• Contrôler les demandes de remboursements transmises au centre de gestion.
• Gérer les ouvertures de comptes clients à terme.
• S’assurer du recouvrement des créances en relation avec le centre de gestion.
• Créer et réceptionner les bons de commande fournisseurs de son périmètre.
• Participer aux inventaires.
• Participer aux travaux de clôture mensuelle (exemple : charges constatées d’avance).
• Gérer les dossiers assurance (exemple : facturations atelier à DARVA).
• Assister le RAF en fonction de ses demandes (analyses de comptes de bilan, contrôle interne).
• Accueil clients et livraison administrative des VN-VO.

Sécurité, hygiène et environnement de travail

• Respecter et faire respecter les consignes de sécurité sur le site, en montrant l’exemple et le bon respect des règles.
• Maintenir l’ordre et la propreté de son poste de travail.

En cas d’éventuels dysfonctionnements ou de non-respect du code de déontologie détectés, l’assistant commercial et administratif est tenu de remonter l’information à sa hiérarchie.

Formations recommandées

Bac à bac+2 commerce, comptabilité, gestion.

Connaissances

Notions de comptabilité, connaissance de SAP et du pack Office.

Expérience

Secrétariat commercial, comptabilité, idéalement en réseau de distribution.

Aptitudes

• Génériques : confidentialité, discrétion, loyauté, intégrité, esprit d’équipe, curiosité d’esprit, identification des problèmes, exigence, confiance en soi.
• Métier : rigueur, sens de l’organisation, classement d’informations, raisonnement analytique, capacité d’adaptation.