Assistant Chef de Projet et Assistant Formation (H/F)

Offre n° 211DMRZAssistant Chef de Projet et Assistant Formation (H/F)

Le centre de formation IFFEN ASSOCIATION est un organisme de formation qui propose des formations dans le secteur de l'énergétique. L'Assistante Cheffe de Projet accompagne les chefs de projet dans la préparation, l'organisation, la coordination et le suivi opérationnel des projets. Elle veille au respect des délais, à la qualité des livrables et assure la liaison entre les différents intervenants internes et externes.

Missions principales

1. Assistance à la gestion de projet: Participer à la planification des projets, préparer les réunions de lancement et de suivi, rédiger les comptes rendus de réunion, mettre à jour les plannings d'avancement, assurer le suivi des actions décidées, identifier les retards et alerter le chef de projet.
2. Coordination des intervenants: Organiser les échanges entre les équipes, coordonner les actions des différents services, assurer le lien avec les clients, partenaires et fournisseurs, planifier les rendez-vous et réunions.
3. Gestion documentaire: Constituer les dossiers projets, classer les documents, mettre à jour les procédures, gérer les versions des documents, préparer les livrables.
4. Suivi administratif: Suivre les conventions, préparer les devis, participer au suivi des commandes, assurer le suivi des factures, mettre à jour les tableaux de bord.
5. Suivi budgétaire: Participer au suivi des dépenses, vérifier les écarts budgétaires, préparer les états d'avancement financiers, mettre à jour les tableaux de suivi.
6. Organisation logistique: Organiser les réunions, réserver les salles, préparer les supports de présentation, organiser les déplacements, gérer les commandes de matériel.
7. Communication: Préparer les présentations PowerPoint, mettre en forme les rapports, rédiger les comptes rendus, préparer les newsletters projet, diffuser les informations aux équipes.
8. Suivi des indicateurs: Mettre à jour les KPI, produire des tableaux de bord, suivre les délais, suivre les livrables, préparer les reportings.
9. Appels d'offres et projets: Participer à la préparation des appels d'offres, collecter les pièces administratives, rassembler les justificatifs, mettre en forme les dossiers de candidature, vérifier la conformité des documents.
10. Qualité: Participer aux démarches Qualiopi, suivre les plans d'action, préparer les audits, assurer le suivi documentaire.

Compétences recherchées

• Gestion de projet
• Planification
• Organisation
• Gestion des priorités
• Coordination d'équipes
• Informatique – Pack Office (Word, Excel, PowerPoint), Teams, Outlook, SharePoint, Trello, Asana ou Microsoft Planner (selon l'organisation)

Qualités personnelles

• Organisation
• Rigueur
• Autonomie
• Esprit d'analyse
• Sens du service
• Réactivité
• Excellent relationnel
• Discrétion

Livrables

• Comptes rendus de réunion
• Plannings
• Tableaux de bord
• Reporting

Contrat et conditions

• Type de contrat: CDD - 18 Mois
• Durée: 35 heures/semaine, travail en journée
• Conditions de travail: Autre
• Salaire brut : Mensuel de Euros sur 12.0 mois
• Déplacements: Fréquents, Zone internationale

Expérience

• Débutant accepté

Compétences (qualifications)

• Classer des documents (indispensable)
• Mettre à jour un dossier, une base de données (indispensable)
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité (indispensable)
• Utiliser les outils numériques (indispensable)

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Formation continue d'adultes