Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

Mission :
Assistanat, Organisation quotidienne et Réalisation d'activités administratives pour l'équipe de Direction de l'unité

Activités :
Sous l'autorité de l'équipe de Direction :
- Assistance auprès de la Direction dans la coordination de l'organisation matérielle et logistique des instances et d'évènements institutionnels scientifiques ou non de l'unité (Conseil d'unité, Conseil scientifique, Comité de direction) et autres Comités ad hoc ou permanents (Séminaire de direction, Comité Emménagement, Cellule Coordination Formation, Assemblée Générale pour les différentes catégories de personnels) ;
- Réalisation du secrétariat courant et suivi : Rédaction de courriers et documents administratifs pour la Direction et l'unité (lettre de soutien, de demande de financement pour les chercheurs, de bourse pour les doctorants, auprès des agences de financement nationales, lettres de recommandation, avis circonstancié pour des dossiers administratifs particuliers) ;
- A partir des informations disponibles des services supports-soutiens, préparation de tout un ensemble de documents internes comme externes : tableaux de bord, enquêtes, évaluations, synthèses…
- Circulation et diffusion de l'information en interne et en externe (comptes rendus, relevés de décision, procès-verbaux des différentes instances de l'unité),
- Archivage et conservation fiabilisée, physique et numérique, des documents liés au contexte d'activité de la Direction et plus globalement de l'unité.
- Programmation de réunions et de rendez-vous pour l'équipe de Direction ; Agenda de l'unité (suivi du calendrier annuel des opérations, des instances et des évènements de l'unité)