Assistant / Assistante de direction (H/F)

L'Unapei 92, association accompagnant des personnes en situation de handicap dans le 92, recrute pour ses établissements IME La Maillerie et IME La Tissanderie, situés à Clamart, accompagnant respectivement 18 enfants âgés de douze à vingt ans porteurs de polyhandicap et 22 enfants âgés de trois à douze ans porteurs de polyhandicap.

Sous l'autorité de la directrice du Pôle, vous assurez le fonctionnement administratif et l'administration du personnel au niveau de l'établissement ainsi que le suivi social des situations des personnes accompagnées et la préparation de la facturation les concernant.

Responsabilités

Gestion administrative de l'établissement
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, la gestion des courriers et la correspondance électronique.
- Faciliter une communication régulière et de qualité avec les familles.
- Mettre en forme des courriers, rapports, comptes-rendus, de supports de communication.
- Participer au traitement et au suivi des notifications MDPH sur « Viatrajectoire » et à la gestion des dossiers de demandes d'admission.
- S'assurer de la création et de la constitution des dossiers administratifs des personnes accompagnées en lien avec les familles et /ou tuteurs et de leur mise à jour dans le Dossier Unique Informatisé (DUI).
- Effectuer les suivis et la mise à jour des dossiers administratifs des personnes accompagnées auprès des organismes sociaux (MDPH, CAF, AS...).
- Préparer et gérer la facturation mensuelle pour les différents conseils départementaux.
- Participer au recouvrement des factures
- Assurer le suivi des présences et de la facturation des repas

Gestion de l'administration du personnel

- Assurer la référence sur le logiciel de gestion des temps (Octime).
- Accompagner le recrutement, réaliser les formalités d'embauche et préparer les contrats de travail et ses annexes (rémunération, justificatifs, documents) selon les procédures applicables.
- Mettre en place des tableaux de suivi des indicateurs RH avec la direction et la chargée de la gestion du personnel
- Assurer la gestion administrative des dossiers de formation des salariés

Gestion logistique

- Commander et gérer le stock de matériels et de fournitures courantes.
- Gérer les relations avec les prestataires
- Assurer la gestion et le suivi des déclarations auprès des assureurs


Profil recherché
Formation

Diplôme requis : Bac +2 (DUT, BTS) à Bac +3 - Diplôme de Niveau 5 (anciennement Niveau III) en Administration, droit,
RH

Savoir faire et savoir être

Vous êtes familier(ère) avec les spécificités liées à la CCN du 15 mars 1966 et les accords annexes. Vous avez des connaissances sur les dispositifs liés aux parcours des personnes accueillies (notifications, aides sociales hors département, PAG). Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques, notamment le logiciel OCTIME.
Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation et rigueur ainsi que vos qualités rédactionnelles. Vous savez faire preuve de discrétion.

Tous nos postes sont ouverts aux salariés en situation de handicap/RQTH.


En rejoignant l'Unapei 92

Rémunération : Selon expérience et suivant les critères de la CCN du 15 mars 1966 avec reprise d'ancienneté
Durée du travail : CDI temps plein
Lieu du travail : Établissements localisés sur Clamart
Avantages : Tickets Restaurant - Prise en charge de la mutuelle à 60% (employeur) - Prévoyance - Œuvres sociales - Compte Epargne Temps - Prise en charge des transports en commun à hauteur de 60% - Indemnités Ségur
Rejoignez une association avec une politique de formation dynamique et de nombreuses opportunités d'évolution en interne.