Assistant / Assistante de direction (H/F)

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Saint-Denis
Composante / Service : IUT de Saint-Denis / Direction
Composition du service (effectifs) : 2
Fonction d'encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Directrice administrative de l'IUT SD

Description du poste : missions et activités
Gestion administrative :
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le fonctionnement de la composante
- Assurer l'accueil et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier
- Assurer la gestion des messages téléphoniques et électroniques
- Saisir, alimenter et mettre à jour des bases de données, tableaux de bord, mailings listes de l'IUT dédiées à la gestion administrative
- Saisir et mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser
- Centraliser, classer, archiver et numériser les documents de l'IUT
Secrétariat de direction :
- Assister la Directrice et la Directrice administrative
- Gérer les agendas de la Directrice et de la Directrice administrative (prise de rdv, organisation des réunions et déplacements, contrôle des échéances.)
- Assurer l'interface entre les différents services et départements de la composante, la Directrice, la Directrice administrative et les services centraux de l'Université
- Organiser le circuit de traitement et de signature des parapheurs
- Elaborer et suivre le calendrier annuel de l'IUT
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Recueillir, traiter, diffuser et faciliter la circulation des informations internes et externes
- Assister les personnels et les usagers et répondre aux demandes d'information
- Assurer le soutien logistique de l'activité de la Direction
- Gérer les commandes de la Direction (fournitures, plateaux repas, café.)
- Contribuer à la gestion des cartes professionnelles et à leur programmation dans MATRIX
- Valider les demandes de réservation des salles communes de l'IUT sur Hyperplanning au fil de l'eau
Suivi des conventions dans i-parapheur :
- Insérer les conventions sur l'application i-parapheur après vérification des dispositions obligatoires et de la mise en forme
- Suivre le circuit de signature en collaboration avec le cabinet de la Présidence
- Transmettre les conventions signées aux différents partenaires
- Diffuser les conventions aux services concernés de l'IUT
Gestion des élections :
- Organiser administrativement et gérer la logistique de toutes les opérations électorales de la composante (Conseils centraux, Conseil d'Institut, conseils de département.)
- Diffusion et afficher les informations électorales
- Assurer la tenue des bureaux de vote
Organisation administrative et logistique des réunions institutionnelles :
- Assurer en lien avec la Directrice, la Directrice administrative et la secrétaire du Conseil d'Institut, et les présidents des commissions, la préparation des réunions institutionnelles (CODIR, CI, réunion des commissions, jury.) : envoi des convocations, diffusion de l'ordre du jour, élaboration et gestion des feuilles de présence, traitement des éventuelles procurations, reproduction et distribution des documents de travail, réservation de salle et logistique
- Assister aux différentes instances de la composante
- Rédiger les relevés de décisions du CODIR
- Assurer la diffusion des relevés de décisions, procès-verbaux et comptes-rendus
Interface avec la section disciplinaire :
- Transmettre les demandes de saisine de la section disciplinaire
- Suivre les dossiers et diffuser les décisions
Interface avec la CFVU :
- Répondre aux sollicitations de la CFVU
- Rédiger les arrêtés annuels de jurys de diplômes pour transmission à la CFVU et les diffuser
- Rédiger les extraits de procès-verbaux du Conseil d'Institut à transmettre à la CFVU