Assistant / Assistante de direction (H/F)

Description du poste :

L'Assistant(e) de Direction assure une fonction d'appui administratif, organisationnel et logistique auprès du Directeur Général et du Président. Il/Elle contribue au bon fonctionnement de la gouvernance associative, au suivi des dossiers stratégiques, à la coordination des instances, ainsi qu'à la communication interne et externe de l'association.

Missions :

* Support à la gouvernance et aux instances :
- Organise les réunions statutaires (AG, CA, Bureau, CODIR) : convocations, préparation des ordres du jour, logistique et rédaction des procès-verbaux.
- Assure la traçabilité et l'archivage des décisions prises en instances.
- Facilite la circulation de l'information entre les organes associatifs et la Direction Générale.
* Appui à la Direction Générale :
- Gère l'agenda du Directeur Général et coordonne ses rendez-vous internes et externes.
- Prépare les dossiers du siège sur le plan administratif (CPOM, rapports, documents financiers, bilans sociaux).
- Assure un rôle de relais auprès des directeurs de pôle et des responsables de services supports.
- Participe à la mise en forme et à la diffusion des notes institutionnelles et associative
- Rédige les compte-rendu des CODIR
* Suivi administratif :
- Centralise et met à jour la base documentaire associative (conventions, arrêtés, autorisations, partenariats).
- Suit les échéances réglementaires et contractuelles (conventions, subventions, habilitations).
- Centralise et harmonise les rapports d'activité et bilans.
- Organise les déplacements, événements et logistique liés aux instances ou projets associatifs.
* Achats/gestion logistique :
- Assure un contrôle mensuel de la flotte des véhicules
- Supervise la flotte informatique et téléphonie de l'association
- Recueille les demandes d'achat ou de renouvellement des outils informatiques des salariés de l'association
- Assure l'ouverture des lignes téléphoniques
- Procède aux achats de fournitures de bureau
- Effectue une veille sur les contrats arrivant à échéance, en informe le RAF
- Sur indication de la DG, met en concurrence les fournisseurs et prestataires de services,
- Participe à la négociation des contrats
*Communication internet et externe :
- Contribue à la création et à l'actualisation du site internet de l'AHAPS
- Participe à l'élaboration et la diffusion des supports et objets visant l'information et la promotion de l'AHAPS
- Rédige, met en forme et diffuse les supports de communication interne (notes, comptes rendus, informations institutionnelles).
- Participe à la préparation des supports de communication externe (rapports, plaquettes, réseaux sociaux, événements).
- Fait remonter les informations issues du terrain ou des pôles au siège.
- Centralise les conventions et appuie à leur suivi.
*Appui aux projets transversaux :
- Contribue à la veille sur les appels à projets, en lien avec le DG et le chargé Qualité/Développement.
- Participe à la mise en forme des dossiers de candidature ou de renouvellement d'actions.

Compétence du poste :
- Capacités rédactionnelles et organisationnelles.
- Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité.
- Rigueur, réactivité et capacité à gérer les priorités.
- Aptitude au travail en équipe et en interface avec différents interlocuteurs
- Sens de la convivialité
- Connaissance du secteur associatif et médico-social appréciée.

Vous exercerez vos fonctions sous la responsabilité de la Direction Générale.