Assistant / Assistante administration des ventes

• Assurer le traitement administratif des commandes de la période de fin d'année, depuis la réception de la demande client jusqu'à l'expédition, et accompagner les clients existants dans le passage de leurs commandes.

Le poste est un poste sédentaire d'administration des ventes. Il ne comporte ni prospection commerciale, ni développement de portefeuille, ni déplacement extérieur.

Activités principales

• Réceptionner les demandes clients par téléphone, email et via le site internet
• Établir les devis et proformas à partir des tarifs en vigueur
• Saisir et enregistrer les commandes dans les outils de gestion (Presta

• Vérifier la conformité des commandes : adresses de livraison, dates souhaitées, modalités de règlement
• Assurer le suivi des règlements et relancer les factures en attente

• Contacter les clients du fichier existant pour recueillir leurs commandes de fin d'année
• Répondre aux questions sur les produits, les délais, les conditionnements et les options de personnalisation
• Informer les clients de l'avancement de leur commande et des dates limites de commande
• Mettre à jour les coordonnées et informations clients dans la base de données

• Transmettre les commandes à l'équipe logistique et suivre leur préparation
• Coordonner les demandes de personnalisation (logos, cartes messages) avec l'équipe interne
• Traiter les réclamations et incidents de livraison en lien avec le service client
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers de commande

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Outlook)
• Aisance avec les outils de gestion de commandes et bases de données clients
• Excellente expression écrite et orale en français

• Rigueur et précision dans le traitement des dossiers
• Sens du service et de la relation client
• Capacité à gérer un volume important de commandes sur une période courte
• Esprit d'équipe et bonne communication avec les services logistique et client
• Discrétion et fiabilité

Une première expérience en administration des ventes, service client ou assistanat commercial est souhaitée