Assistant ADV (H/F)

Nous recrutons un Assistant ADV pour notre campus de Bordeaux.

Vous jouerez un rôle central dans la gestion administrative et contractuelle des dossiers de formation, et vous garantirez la conformité des documents, le suivi des prises en charge et la fluidité des transmissions vers la facturation.

Vos principales missions :

1. Gestion administrative et contractualisation des formations

• Saisir et suivre les données dans l’ERP.
• Établir les contrats d’alternance, de formation initiale et de formation continue, constituer les dossiers de prise en charge et de rémunération.
• Vérifier la conformité des dossiers avec les obligations légales, administratives, pédagogiques et financières.
• Gérer les prises en charge auprès des OPCO et autres financeurs.
• Mettre à jour l’ensemble des supports de communication externes (Plateforme OPCO, EDOF, etc.).

2. Coordination et communication interne

• Assurer la circulation fluide des informations entre les services du campus et les services centraux.
• Vérifier les dossiers avant transmission à la facturation (documents, justificatifs, bulletins de paie...).
• Être le relais des services centraux sur le site.

3. Suivi de la facturation

• Collaborer avec le service facturation.
• Suivre les règlements, relancer les clients et mettre à jour les accords de financement.

4. Support administratif et accueil

• Assister les équipes dans la gestion administrative quotidienne (courriers, réunions...).
• Gérer l’accueil téléphonique et physique des apprenants, clients et partenaires.
• Contribuer à la qualité du service administratif du campus.

Vous êtes titulaire d’un niveau Bac+2/3 en gestion administrative (BTS GPME / BTS SAM / BUT GEA, etc.), avec une expérience de 2 ans sur un poste similaire. Vous avez une bonne connaissance des dispositifs de formation professionnelle (OPCO, CPF, alternance…), vous maîtrisez les outils bureautiques (Excel, Word) et un ERP/CRM. Vous avez la capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur et organisation, et avez des notions en gestion financière et suivi des paiements. Vous avez le sens de l’organisation, de la rigueur et de la réactivité. Autonome, vous avez l’esprit d’analyse et de synthèse. Avec un bon relationnel, le sens du service et l’esprit d’équipe sont importants pour vous, tout en respectant la discrétion et la fiabilité.

Si vous souhaitez intégrer une équipe dynamique, rejoignez-nous !