Assistant Administration Service Clients H/F

Qui sommes-nous ?

Créée en 2002 à Palaiseau, Aktuel est spécialisée dans la location de mobilier esthétique et fonctionnel pour l'événementiel. Portée par des valeurs communes telles que la passion, la simplicité et l’ambition, l’entreprise a récemment intégré le Groupe Alive, le 3ᵉ plus grand acteur français dans l’événementiel et l’audiovisuel. Désormais, Aktuel bénéficie d’une expertise végétale reconnue, acquise par Alive depuis plus de 20 ans avec sa marque Arbre d’un Jour. Certifiée ISO 20121, Aktuel s’engage également dans une démarche RSE ambitieuse et rigoureuse. Pour en savoir plus, rends‑toi sur notre site.

Assistant Administration Service Client – Responsabilités

Tu garantis la fiabilité des informations, le respect des délais et une gestion fluide des dossiers clients pour sécuriser le chiffre d’affaires. Ton rôle comprend :

• Suivre le planning des prestations pour déclencher la facturation au bon moment.
• Contrôler chaque élément nécessaire avant émission des factures (devis, livraisons, contrats, validations…)
• Éditer les factures d’acompte, intermédiaires et finales avec rigueur.
• Veiller à la conformité des informations et au respect des délais.
• Assurer le suivi des encaissements et contribuer aux relances clients.
• Identifier les litiges de facturation et participer à leur résolution avec les équipes concernées.
• Échanger avec les équipes commerciales, la production et la comptabilité pour fluidifier les dossiers.
• Répondre aux demandes internes et assurer la circulation des bonnes informations.
• Contrôler les tableaux de bord et contribuer à la fiabilité des données.
• Contribuer à améliorer les process et les outils du Service Clients.
• Apporter un soutien à l’Administration des Ventes selon l’activité.

Profil recherché ?

• Ultra rigoureux·se : le détail, tu le vois avant tout le monde.
• Capable de gérer les priorités quand tout s’accélère.
• Compétent·e dans la facturation, les outils de gestion et Excel.
• Calme et analytique, tu contrôles, anticipes et proposes des solutions.
• Autonome, réactif·ve et fiable.
• À l’aise avec plusieurs interlocuteurs sans perdre le fil.
• Créatif·ve dans l’amélioration des process, tu fais évoluer les méthodes de travail.
• Capacité à comprendre que l’administratif est un facteur de satisfaction client et de réussite de l’activité.

Conditions de travail

• Type d’emploi : Temps plein (35 h), CDD 12 mois avec possibilité d’évolution vers un CDI selon le profil.
• Rémunération annuelle brute : entre 26 000 € et 26 400 € selon profil et expérience.
• Lieu de travail : Palaiseau (91).

Avantages

• Entreprise dynamique, équipes engagées, proximité et ambiance conviviale.
• Formations professionnelles continues.
• Mutuelle d’entreprise (contrat de base isolé pris en charge à 100 % par l’employeur).
• Participation au transport.

Nous nous engageons également en faveur de la diversité et agissons pour l’insertion des personnes en situation de handicap. Nous étudions chaque candidature à compétences égales et recrutons avant tout des personnalités.

Si ce profil te correspond et que tu partages les valeurs d’Alive (Optimisme, Passion, Ambition, Responsabilité, Appartenance, Disponibilité, Innovation, Simplicité) alors lance‑toi et envoie‑nous ta candidature.