Assistant administration des ventes F/H

Synergie recherche un réceptionniste F/H pour son client spécialisé dans l'automobile.

Vos missions :

Au sein du service commercial, vous assurez le suivi administratif des affaires et garantissez la bonne circulation des informations entre les clients, les commerciaux, la production et la logistique.

Véritable interface entre les différents services, vous contribuez au bon déroulement du processus de commande, de la saisie jusqu'à la livraison.

Gestion administrative des commandes

Créer et enregistrer les nouveaux comptes clients dans le système.

Saisir les commandes issues des devis validés.

Intégrer les commandes récupérées par EDI.

Enregistrer les commandes directes transmises par les clients ou les commerciaux.

Contrôler la conformité des informations saisies.

Suivi de production et planification

Préparer les Ordres de Fabrication (OF) deux fois par jour.

Assurer la transmission des informations nécessaires aux différents services.

Mettre à jour les dates de fabrication communiquées par la production.

Suivre l'avancement des commandes et veiller au respect des délais.

Coordination logistique et relation clients

Intégrer et suivre les dates de livraison communiquées par le service logistique.

Envoyer les accusés de réception et confirmations de commandes (ARC).

Répondre aux sollicitations des clients concernant le suivi de leurs commandes.

Assurer la liaison entre les clients, les commerciaux, la production et la logistique.

Reporting et suivi d'activité

Réaliser le reporting quotidien de l'activité.

Établir les statistiques et indicateurs de suivi en fin de journée.

Mettre à jour les outils de pilotage et les bases de données.

Profil recherché

Expérience en Administration des Ventes (ADV), assistanat commercial ou fonction équivalente.

Aisance dans l'utilisation des outils informatiques et des logiciels de gestion.

Capacité à travailler dans un environnement structuré et procédurier, idéalement industriel. Gérer les commandes clients

• Administrer la base de données clients
• Gérer les commandes clients de l'enregistrements à la facturation
• Négocier un contrat
• Assurer les relations avec des fournisseurs et des prestataires
• Etablir des éléments de facturation
• Participer aux actions commerciales et marketing
• Lecture de tableaux de bord et d'indicateurs de suivi d'activité
• Eléments de base en gestion comptable et administrative
• Techniques commerciales
• Techniques de vente export

Réactivité

• Adaptabilité
• Capacité à adapter son discours à son interlocuteur
• Capacité à anticiper
• Faculté d'écoute
• Orientation client
• Rigueur
• Aisance relationnelle