Assistant Administratif Polyvalent H/F

En collaboration avec la Directrice et la Responsable RH & Qualité, vous interviendrez sur les missions suivantes :

Mission d'assistance et d'accueil

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, patients, aidants, administrateurs, partenaires et personnels.
• Soutenir techniquement la préparation des instances telles que le Bureau, le CA et AG
• Gestion du courrier
• Suivre les différents évènements internes et externes (réunions, de forums, de salons, etc.)

Mission d'Assistance à la cadre RH et Qualité

Participation au Recrutement

• Diffusion et actualisation des annonces
• 1er Tri des CV sur critères prédéfinis par les cadres
• Sourcing, appel des candidats pour présélection

Gestion Administrative

• Crée et alimente les dossiers salariés serveur et papier
• Etablissement des Contrats de travail CDD courts
• Intègre les nouveaux salariés dans les outils de gestion (AGEVAL, ADERE) et transmet les dossiers au gestionnaire de paie pour intégration dans MYSILAE et DPAE
• Médecine du Travail : prise et suivi des RDV ; transmission des recommandations aux cadres
• Assurer le dépôt des factures dans le logiciel FULL

Plan de développement des compétences

• Met en œuvre le plan de développement des compétences : recherche de prestataires, réalisation et suivi des inscriptions, gestion logistique
• Récupération auprès des salariés ou organismes de formation des documents de fin de formation : attestation de présence, retour des enquêtes de satisfaction.

Recueil paie

Réception mensuelle des éléments variables de paye hors temps de travail (navigo, frais stationnements.)

Support Qualité

• Diffuse les enquêtes de satisfaction personnes accompagnées, recueil et 1ere synthèse des données
• Saisie des Fiches Evènements Indésirables dans AGEVAL
• Assure la gestion administrative de la démarche qualité

Formation et expérience

Formation de niveau Bac ou Bac +2 en Assistanat administratif, Secrétariat ou domaine équivalent.

Expérience recommandée ; Débutant accepté

Compétences organisationnelles

• Excellentes capacités d'organisation, de planification et de gestion des priorités.
• Rigueur, méthode et sens du détail dans le suivi des dossiers.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs missions dans le respect des délais.

Qualités relationnelles

• Sens de l'accueil, de l'écoute et du service.
• Excellentes aptitudes relationnelles et de communication
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées.
• Capacité à travailler en équipe avec différents interlocuteurs (salariés, cadres, partenaires, administrateurs, usagers).

Qualités personnelles

• Autonomie, réactivité et capacité d'initiative.
• Adaptabilité et polyvalence.