Assistant administratif H/F - CDI - Siège - 26-108-70 (H/F)

L'Association REALISE recense 19 établissements et services. Elle dispose d'un effectif de près de 500 salariés et son budget annuel est de 30 millions d'euros.

L'Association REALISE exerce des missions de service public et relève de la branche associative sanitaire et sociale. Elle concourt à la mise en œuvre des politiques publiques à travers 5 activités principales et complémentaires : l'enfance en danger, la prise en charge de mineurs délinquants, les rencontres parents-enfants, les activités médico-sociales et les activités sociojudiciaires.

Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Générale et sous la responsabilité fonctionnelle de l'Assistante de Direction Générale, vous aurez à assurer les missions suivantes :

Missions :

• Assurer l'accueil physique des visiteurs, les orienter au sein du siège
• Assurer l'accueil téléphonique : gestion du standard, tri et traitement de la messagerie vocale.
• Identifier, filtrer et orienter les demandes vers les interlocuteurs concernés (siège, structures, services de l'Association).
• Transmettre les messages et garantir une communication fluide entre l'extérieur et le siège.
• Informer le public sur l'organisation et le fonctionnement du siège et de l'Association.
• Assurer une qualité d'accueil adaptée aux différents publics reçus au siège, dans le respect des règles de courtoisie et de confidentialité.
• Préparer et proposer des cafés aux visiteurs et, le cas échéant, aux personnes reçues en rendez-vous, en veillant à la bonne tenue et au réassort de l'espace d'accueil.

• Assurer la gestion du courrier papier et électronique : réception, tri, diffusion, transmission, envois, et traitement de la boîte mail générique.
• Réceptionner et signer les bons de livraison pour colis et recommandés.
• Préparer des dossiers, concevoir et mettre en forme différents documents, courriers et supports de communication.
• Rédiger des courriers pour les cadres du siège.
• Veiller au respect de la charte graphique de l'Association.
• Gérer au besoin les agendas des directeurs, organiser des réunions et participer à la préparation des déplacements (réservations diverses).
• Assurer le suivi des parapheurs, contrôler les pièces soumises à signature et alerter la hiérarchie en cas de besoin.
• Réaliser la reliure de documents institutionnels.
• Mettre à jour certains documents internes (annuaires, listes, etc.).
• Participer à la mise à jour du site internet et à la création de supports visuels, en lien avec l'Assistante de Direction Générale.

• Réserver des salles de réunion selon les besoins et veiller à leur disponibilité.
• Préparer les salles et espaces d'accueil nécessaires à la tenue des réunions et rendez-vous.
• Gérer le réassort des fournitures d'accueil et de bureau et procéder aux commandes.
• Assurer le suivi des besoins courants liés à l'accueil et au fonctionnement du siège.

• BTS Assistant de direction ou assistant manager souhaité
• Très bonne maîtrise des logiciels de bureautique, de l'orthographe et de la syntaxe (tests préalables à l'embauche)
• Très bon sens du relationnel et de l'organisation
• Sens de la coopération et du travail en équipe
• Discrétion professionnelle et respect du secret professionnel
• Aptitude à la prise d'initiative
• Attestation d'honorabilité obligatoire à l'embauche (https://honorabilite.social.gouv.fr/)

Rémunération : : A partir de 1867.02 € bruts selon la CCN 66 + 238€ bruts prévus par la revalorisation sectorielle + reprise d'ancienneté selon dispositions conventionnelles

Avantage : Prestations CSE (Aides sociales et Culturelles)

Prise de poste : dès que possible

La candidature est à envoyer sous la référence AVP 26-108-70 à l'adresse suivante :

Association REALISE - Siège Social

A l'attention de Frédérique GAUTRY