Assistant administratif (H/F)

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse avec permanences sur les sites de Bobigny et Saint-Denis

Composante / Service : Direction de la vie étudiante (DVU) / Service vie étudiante

Composition du service (effectifs) : 6

Fonction d'encadrement : non

Rattachement hiérarchique : Responsable du service vie étudiante

L'activité peut entrainer des contraintes horaires ponctuelles liées aux variations d'activités du service, notamment en période de rentrée universitaires (horaires prolongés, travail le samedi, déploiement sur les différents sites de l'université).

Le service de la Vie étudiante est un service de la Direction de la Vie Universitaire. Il a un rôle d'information, d'accompagnement et de soutien aux étudiants de l'université.

• L'animation de la vie de campus.
• L'accompagnement des associations étudiantes et des initiatives étudiantes.
• L'accompagnement des étudiants en difficulté en collaboration avec le service social du CROUS (restauration, logement),
• L'accueil et l'accompagnement des étudiants internationaux dans leurs démarches administratives,
• L'accompagnement des étudiants en situation de handicap en collaboration avec le service de médecine préventive et les composantes d'USPN

L'assistant(e) en gestion administrative - Chargé(e) du suivi administratif et financier de la CVEC aura pour mission :

Assistante administrative du service de la vie étudiante :

Accompagnement et information auprès des étudiants

Secrétariat administratif (assister le responsable de service dans l'ensemble des activités administratives)

Rédaction des compte-rendu de réunions

Accueil physique et téléphonique, gestion des agendas, des appels téléphoniques, traitement du courrier, mise en signature des parapheurs

Aide à la communication des informations relatives à la politique de vie étudiante de l'établissement auprès de la communauté (ENT, site internet USPN, Gestion des mailings étudiantes, etc.)

Gestion et suivi des outils du pôle : répertoire des contacts, annuaire des associations, archivages, etc.

Traitement et suivi des dossiers d'engagement étudiant (UE engagement, Année de césure, etc.)

Suivi des conventions relavant de la Vie étudiante (partenaires extérieurs : Crous, Associations.), dépôt sur I parapheur

Aide à l'organisation de commissions, réunions, évènements vie étudiante :

Convocation des commissions

Réservation de salles

Préparation des dossiers

Rédaction des comptes rendu

Réception des partenaires, livraisons

Participation aux évènements (JPO, Forum des stages, de l'emploi.)

Mise à jour des données sur l'Environnement Numérique de Travail et sur le site de l'USPN

Gestion des mailings étudiants

Supervision et gestion financière de la CVEC :

Gestion et suivi administratif et financier CVEC

Coordination avec la Direction des affaires financière et l'Agence comptable

Organisation des commissions, des points d'étapes avec les utilisateurs de la CVEC

Accompagnement des services dans le montage de leurs projets

Elaboration des indicateurs de suivi des projets financés par la CVEC

Participation aux enquêtes liées à la CVEC et Vie étudiante

L'agent peut être amené à réaliser des missions supplémentaires en fonction de l'activité du service.

Outils spécifiques à l'activité

Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Apogée, Hyperplanning, SIFAC

et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel