Assistant administratif (H/F)

Dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, la FACS Occitanie recrute un.e assistant.e de gestion administrative. Le poste est à pourvoir dès que possible avec une fin de contrat prévue à la fin du mois d'avril 2027.

Sous la responsabilité de la responsable RH, l'assistant.e de gestion administrative a pour mission principale de réaliser le suivi quotidien des dossiers administratifs de la fédération. A ce titre, il/elle assure la gestion et l'animation de la vie associative ainsi que la gestion des aspects organisationnels et logistiques de l'équipe opérationnelle.

SUIVI DES DOSSIERS ADMINISTRATIFS :

Gestion et animation de la vie associative de la Fédération :

• Organise les réunions des instances (transmission des convocations CA/AG, recueil des participations et des pouvoirs, rédaction des PV) ;
• Assure le suivi des déclarations administratives et des formalités statutaires auprès des organismes compétents ;
• Met à jour les bases de données des adhérents, administrateurs et partenaires ;
• Assure l'archivage physique et numérique des documents institutionnels.

Relations avec les fournisseurs et prestataires :

• Assure le suivi administratif des contrats de maintenance, abonnements et prestations de services ainsi que le lien avec les prestataires ;
• Suit les échéances contractuelles et prépare les renouvellements ;
• Gère les stocks et effectue les commandes nécessaires (fournitures, etc.) ;
• Assure la gestion des véhicules de service (suivi entretiens, etc.) ;
• Recueille et transmet les devis et/ou factures au service comptabilité ;
• Apporte un appui logistique à la gestion des maisons des réseaux de Toulouse et de Montpellier ;
• Centralise les demandes des équipes et veille à leur bonne prise en compte par les prestataires.

Gestion organisationnelle et logistique de l'équipe opérationnelle :

• Organise les réunions et déplacements des salariés de l'équipe opérationnelle (réservations de salles, hôtels, etc.) ;
• Contribue à l'organisation logistique des événements, séminaires et rencontres du réseau en appui du service communication ;
• Assure la logistique pour les nouveaux arrivants : mise à disposition du matériel, mises à jour des listes de diffusion, commandes des antivirus informatiques, etc. ;
• Veille au bon fonctionnement des équipements et des espaces de travail en lien avec les prestataires concernés ;
• Gère le courrier sur le site de Toulouse.

Organisation des recrutements :

• Participe à la rédaction des offres d'emplois et assure leur diffusion (sites dédiés, service communication) ;
• Classe les candidatures recueillies sur le serveur et organise les entretiens d'embauche (convocations, accueil/affichage).

Gestion du personnel :

• Recueille les informations auprès des nouveaux salariés et réalise les déclarations préalables à l'embauche ;
• Participe à l'administration du SIRH (mises à jour, archivage) et assure le lien avec les nouveaux salariés pour l'accès et la prise en main de l'outil ;
• Organise le recueil des variables de paie chaque mois ;
• Crée les fiches salariés auprès de la médecine du travail et assure le suivi des visites médicales ;
• Gère les titres-restaurant (commandes, rechargements, suivi facturation) ;
• Dans le cadre des formations, transmet aux salariés les informations nécessaires et participe au dépôt des demandes de prise en charge auprès de l'OPCO Santé.

COMPETENCES ET CONNAISSANCES REQUISES :

Bac +2 (BTS, DEUG,.) secrétariat/assistant de gestion PME-PMI ;

Connaissances en matière de droit social/droit du travail appréciées ;

SIRH (principes et fonctionnalités).

Sens de l'organisation et des priorités ;

Rigueur et méthodologie ;

Réactivité et capacité d'anticipation ;

Discrétion et respect de la confidentialité ;