Assistant administratif (H/F)

Service : Secrétariat / Accueil

Rattachement hiérarchique : Responsable administrative

Rattachement fonctionnel : Directeur de cabinet

Lieu de travail : Grenoble

Type de contrat : CDD

________________________________________

1. Mission principale

Assurer la gestion administrative quotidienne du cabinet de diagnostic et contribuer à son bon fonctionnement en garantissant la qualité de l'accueil, la fiabilité du suivi administratif et la coordination entre les techniciens, les clients et les partenaires.

________________________________________

2. Activités et responsabilités principales

• Accueillir les clients (physiquement et par téléphone) et assurer le premier niveau d'information.
• Gérer la réception, la transmission et le suivi des demandes (mail, téléphone, site web).
• Planifier les rendez-vous et interventions des diagnostiqueurs selon les disponibilités et les priorités.
• Rédiger et envoyer les devis, relancer les clients si nécessaire.
• Relance des avis Google

• Assurer la rédaction, la mise en forme et la gestion des documents administratifs (rapports, attestations, courriers, factures, etc.).
• Suivre les dossiers clients depuis la demande jusqu'à la facturation et l'archivage.
• Mettre à jour la base de données clients et les tableaux de suivi d'activité.
• Gérer les fournitures de bureau et le classement administratif.

• Préparer les éléments pour la comptabilité (bons de commande, factures, règlements, relances).
• Effectuer un suivi des paiements et des relances clients.
• Assurer la liaison avec le cabinet comptable.

• Coordonner les plannings des diagnostiqueurs.
• Suivre les transmissions de rapports et vérifier la conformité des dossiers.
• Aider à la gestion des certifications, formations et renouvellements administratifs.

________________________________________

3. Compétences et qualités ...