Assistant Administratif Formation H/F

Rejoindre DOMITYS, n°1 des Résidences Services Seniors, c'est participer à l'essor de la Silver économie et s'engager au service d'une mission sociétale : accompagner le bien‑vieillir. Présents sur l'ensemble du territoire avec près de 200 résidences non médicalisées, nous proposons à plus de 18 500 seniors autonomes des logements où tout est pensé, conçu, réinventé, pour garantir leur bien‑être. Travailler chez DOMITYS, c'est aussi tisser des liens de proximité avec des collaborateurs et des résidents qui ont tant de choses à partager. Ce sont des équipes à taille humaine et soudées au service des seniors ; des parcours de vie, des moments de convivialité et de partage qui en font un métier unique. En somme, travailler chez DOMITYS, c'est être l'ambassadeur d'une culture d'entreprise centrée sur l'humain et où la performance de l'entreprise repose avant tout sur la force du collectif. DOMITYS est membre du Groupe AG2R LA MONDIALE.

Vos missions

• Participation à la construction du plan de développement des compétences.
• Participation à la campagne de recensement des besoins en formation.
• Participation ponctuelle à la recherche, sélection de nouveaux prestataires de formation selon les besoins.
• Suivi du plan de développement des compétences.
• Appui à la planification et à la gestion logistique des sessions de formation : suivi des inscriptions et des annulations des participants, suivi des convocations et autres documents utiles.
• Lancement des sessions de formations sur l'outil interne de gestion de la formation.
• Suivi administratif et financier des dossiers de formation.
• Réception et contrôle des documents : conventions, contrats, émargements, attestations, factures, évaluations, traitement des anomalies éventuelles et relances éventuelles.
• Saisie des bons de commandes et gestion de la réconciliation des factures.
• Saisie des éventuelles demandes de prise en charge auprès des OPCO.
• Traitement/émission des documents prévus : attestations, titres selon les formations suivies.
• Saisie SIRH et autres outils de gestion internes selon les procédures Groupe et/ou procédures formations en vigueur.
• Support aux résidences sur la mise en œuvre de certaines formations.
• Actualisation du catalogue de formation.
• Accueil et information des différents interlocuteurs du service formation.
• Accueil des stagiaires sur le site de Domitys Campus.
• Traitement des éventuelles difficultés rencontrées par les stagiaires.
• Gestion de la relation avec les fournisseurs, prestataires, partenaires, autres services internes Groupe, clients internes Groupe.
• Diffusion et transmission des informations auprès des interlocuteurs internes ou externes concernant les formations ou l'établissement de DOMITYS Campus.
• Participation aux projets du service formation.
• Participation aux réunions/ateliers de travail définis.

Prérequis

Savoirs techniques et théoriques

• Maîtrise des logiciels bureautiques courants (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint).
• Gestion administrative, traçabilité et reporting.
• Gestion des priorités.
• Maîtrise des outils informatiques métiers.

Savoir-faire

• Accueillir, informer et réaliser le suivi de différents interlocuteurs (clients, apprenants, organismes financeurs, fournisseurs, entreprises).
• Organiser son activité et coordonner les informations liées aux prestations de formation.
• Traiter les aléas et les situations difficiles.
• Traiter les informations permettant le suivi administratif des prestations de formation.

Savoir-être

• Adaptabilité.
• Discrétion et confidentialité.
• Esprit d'équipe.
• Réactivité.

Avantages

• 10 € de tickets restaurant par jour.
• CSE attractif.
• 18 RTT.

La force de notre collectif s'appuie sur chaque collaborateur et leur singularité ! C'est pourquoi, dans le cadre de notre politique de diversité et d'inclusion, nos métiers sont ouverts à tous, dans le respect des principes d'équité et d'égalité.