Assistant Administratif et Formation (H/F)

Formatourisme, futur organisme de formation professionnelle et CFA situé à Vaison la Romaine, recherche son/sa futur(e) Assistant administratif et Formation pour renforcer son équipe.

Le poste est à pouvoir en contrat d'apprentissage suivant les prérequis nécessaire.

Ce poste est clé dans le bon fonctionnement de notre structure, en assurant la coordination administrative entre les stagiaires, les formateurs et les partenaires.

Les Missions Principales :

Accueil & Relationnel
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des candidats, stagiaires, formateurs et partenaires
- Répondre aux demandes d'information et orienter les interlocuteurs vers les bons services

Suivi des stagiaires et des formations
- Accompagner les apprenants tout au long de leur parcours : émargements, absences, attestations, certificats
- Créer, mettre à jour et archiver les dossiers (contrats d'apprentissage, pièces justificatives, commandes de matériel.)
- Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi interne

Support administratif
- Rédiger les documents liés à l'activité de formation (courriers, comptes rendus, convocations.)
- Assurer le classement et l'archivage des documents, papiers et numériques
- Veiller à la bonne tenue et à l'entretien des espaces de formation et des locaux

Suivi financier
- Suivre les conventions de financement, collecter les pièces justificatives nécessaires
- Réaliser les relances financières auprès des financeurs, OPCO, entreprises partenaires ou bénéficiaires
- Participer à la préparation des éléments de facturation en lien avec l'équipe comptable

Les Compétences Requises :
- Maîtrise d'Excel : Une bonne connaissance du logiciel Excel est indispensable pour la gestion des données et des tableaux de bord.
- Compétences Administratives : Organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Communication : Aptitude à interagir avec divers interlocuteurs et à fournir des informations claires. Discrétion professionnelle et sens du service

Contrat : CDI
Salaire : suivant les accords « apprentissage »
Horaires de travail : 35h / semaine - du lundi au vendredi, de 9h00 à 17h00


Si vous avez le sens du travail en équipe, n'hésitez pas à postuler !