ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER AU SERVICE PATRIMOINE IMMOBILIER - H/F

Description :\n\n

La Délégation Régionale Provence - Alpes Côte d'Azur et Corse de l'Inserm administre plus de 800 agents titulaires et contractuels au sein d'une communauté scientifique répartie dans 24 structures de recherche : 17 unités mixtes de recherche, 3 unités mixtes de service, 2 équipes de recherche labellisées, 1 unité ad hoc et 1 centre d'investigation clinique.

• 64 millions d'euros de masse salariale annuelle
• plus de 22 100 m2 de patrimoine immobilier régional (surfaces de plancher) répartis sur plusieurs sites à Marseille.

La délégation régionale PACA et Corse rassemble plus de 45 agents répartis dans ses différents services pour assurer les missions d'appui en matière de ressources humaines, de finances, achats et comptabilité, de sécurité des systèmes d'information\n\n

Profil recherché :\n\n

MISSION PRINCIPALE :

Le service Patrimoine de la délégation régionale de Marseille de l'Inserm est composé de trois personnes et s'occupe de la gestion patrimoniale de 55 000 m² de locaux dont 20 000 m² avec charges de propriétaire. Cette gestion s'articule autour de deux grands axes :

la maintenance de ces bâtiments, ce qui représente 75% de l'activité du service

la conduite d'opérations de travaux.

Sous l'autorité du responsable de service patrimoine immobilier, l'assistant(e) administratif(ve)et financièr(e) organise et le suivi de l'activité du service sur le plan administratif et financier.\n\n

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

_GESTION FINANCIÈRE :_

• Organiser l'activité financière liée à l'exécution et au suivi des opérations immobilières de travaux ainsi que de la maintenance des installations et bâtiments dont l'Inserm assure la charge de propriétaire : saisie et suivi des engagements financiers, préparation et saisie des états de liquidation des demandes de paiement sur marchés de travaux,saisie et suivi des services faits, saisie et suivi des immobilisations, renseignement et suivi des tableaux de bord.
• Établir et émettre les titres de recettes correspondant aux conventions conclues par l'établissement en lien avec les opérations immobilières
• Planifier et coordonner une partie de la production financière aussi bien en dépenses,qu'en recettes ainsi qu'aider au suivi budgétaire. Organiser le classement et l'archivage physique et numérique des justificatifs des opérations financières en lien avec chaque marché.
• Rendre compte et travailler en liens étroits avec le service financier de la Délégation et le Bureau des Affaires Immobilières du siège de l'Inserm

_MARCHÉS LIÉS AU PATRIMOINE IMMOBILIER_

• Préparer les documents administratifs des marchés dont les pièces administratives des dossiers de consultation, les tableaux et PV d'analyse, les notifications des marchés, le suivi de la sous-traitance et de manière générale tous les documents et actes relatifs aux marchés depuis leur préparation jusqu'à leur conclusion en lien avec le service des achats de la Délégation
• Contrôler la bonne application des règles de la Commande Publique et proposer les éventuelles mesures correctives.
• Etre le contact privilégié des entreprises, des services de la Délégation et du Siège de l'Inserm pour les marchés du service

CONNAISSANCES :

• Connaissance de la réglementation en matière de commande publique
• Connaissance en matière d'exécution des marchés publics
• Connaissance sur la chaine de la dépense et l'organisation financière et comptable des structures publiques
• Connaissance du suivi administratif et financier de projets immobiliers

• Mettre en œuvre les procédures comptables/achats des services financier/achats
• Travail en d'équipe
• Être capable de rédiger les pièces administratives des marchés
• Capacité d'analyse de documents
• Animation de réunion et d'entretien
• Rédaction de notes de documents de synthèse
• Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word, logiciels financiers, .)

APTITUDES :

• Qualités relationnelles et goût du travail en équipe
• Rigueur/Fiabilité
• Sens relationnel
• Réactivité
• Esprit d'analyse, capacité à être force de proposition.
• Savoir s'organiser, anticiper et gérer les priorités

EXPÉRIENCE(S) SOUHAITÉ(S) :

Expérience souhaitée en assistant(e) administrif(ve) et/ou financière , si possible dans le secteur de l'immobiliier (gestion d'opération de travaux en marchés publics notamment)\n\n