Assistant administratif et de gestion - IAE F/H

RESPONSABILITÉS :

L'assistant administratif et de gestion est chargé, sous l'autorité directe du responsable administratif et financier adjoint, de l'engagement, de l'ordonnancement des dépenses, de la liquidation et de la gestion des enseignements.

Le budget est de 4 millions d'€ incluant l'ancienne unité par apprentissage.

L'agent s'assure du respect de la règlementation, de l'existence de conventions et fait appliquer les procédures internes.

En interne, les interactions sont très nombreuses avec les autres services notamment les scolarités.

Gestion budgétaire

• Vous procédez aux opérations d'engagement et de liquidation en dépenses et en recettes
• Vous réalisez la facturation notamment en formation continue et au niveau de l'apprentissage (respect du calendrier de paiement en fonction des financeurs)
• Vous réalisez des extractions depuis les bases de données ou réalisez des tableaux de bord
• Vous répondez aux exigences, demandes des services centraux et notamment les opérations rectificatives
• Vous appliquez les règles en matière de pièces justificatives des opérations budgétaires

Gestion des plannings d'enseignement

• Vous assurez la gestion administrative des dossiers sur e-vacataire (plateforme de recrutement des enseignants)
• Vous saisissez les services d'enseignement en lien avec la scolarité pour suivi du paiement des heures (mensuel pour vacataires et 1 fois par an pour les titulaires)
• Vous répondez aux sollicitations de la communauté éducative

Mission transverse au budget, aux enseignements, au suivi des ressources propres

• Vous êtes l'interlocuteur des OPCO
• Vous réalisez des ordres de mission et des états de frais
• Vous facilitez la mise en œuvre budgétaire des projets décidés par la direction
• Vous soutenez le bureau de la vie institutionnelle en cas de besoin (organisation évènements internes)

PROFIL RECHERCHÉ :

Titulaire d'un diplôme (ou titre ou toute autre équivalence) de niveau 4 et disposant d'une expérience professionnelle dans le domaine administratif ou associatif, cette fonction requiert :

Environnement professionnel lié aux structures publiques

• règles des marchés publics : à acquérir
• règles et techniques de la comptabilité publique : appétence indispensable
• interlocuteurs institutionnels : à acquérir
• rédaction de courriers ou mails institutionnels : maîtrisé

Curiosité et appétence pour les outils du numérique

• savoir utiliser plusieurs logiciels
• connaître le principe des interfaçages
• naviguer en autonomie pour récupérer et extraire des données

Savoir être

• autonomie, organisation, rigueur
• sens des initiatives et réactivité
• sens du service public
• confidentialité / fiabilité

• Une 1ère expérience, dans le public ou le privé, dans le domaine de la gestion / administration

et vous :

• êtes dynamique
• êtes autonome
• avez le sens des initiatives tout en sachant respecter le cadre réglementaire
• avez une appétence pour les chiffres et le travail sur logiciel
• êtes polyvalent(e) et rigoureux(se) au quotidien
• aimez la relation à l'usager et savez répondre / prendre en compte leurs sollicitations

Vous vous reconnaissez ? Alors postulez !