Assistant administratif et commercial h/f

Nous recherchons pour notre client un(e) assistant(e) commercial(e) et administratif(ve).

Votre mission

L’accueil

Veiller à l’accueil des visiteurs et au traitement des appels téléphoniques avec prise des messages notamment les fiches clients pour futures visites pour établir des devis.

La fonction commerciale

Répondre aux appels d’offre (partie administrative). Réaliser les devis, bons de livraison et factures avec le logiciel EBP. Relancer les clients en cas d’impayés. Aider les Chefs de chantier/Chargé d’affaires dans la réalisation des déboursés de chantiers. Venir en soutien des Chargés d’affaires dans la réalisation du planning travaux.

L’exploitation

Effectuer les démarches nécessaires en amont des chantiers : Réaliser des plans de prévention, Etablir des documents administratifs, Demander des DICT, Demander des coupures d’électricité, des arrêtés de circulation, des autorisations d’accès…

La sécurité

Veiller aux planifications et suivis des vérifications obligatoires. Mettre à jour le document unique en étroite collaboration avec le Responsable Sécurité et la société prestataire. Veiller à faire signer le document unique par l’ensemble des salariés.

Ressources humaines

Venir en soutien de la Secrétaire Comptable pour certaines tâches telles que la programmation des visites médicales, la saisie des variables de paie, l’enregistrement des absences… Suivre les formations du personnel (SST, CACES, Habilitations électriques…) de la planification à la prise en charge financière par l’Ocapiat.

Le support administratif divers

Rangement et archivage : veiller au suivi et à la mise à jour des dossiers ainsi qu’au rangement, classement et archivage correct et conforme. Fournitures de bureau : commande et gestion du stock. Documents administratifs : veiller à avoir les dernières mises à jour et les mettre en ligne sur les sites dédiés (attestations légales, e-attestations…).

SAVOIR FAIRE

Logiciel EBP – Pack Office – Chorus

SAVOIR ETRE

Rigueur, Affimation de soi, Travail d’équipe, Polyvalence