Assistant administratif et commercial / Assistante administrative (H/F)

Description du poste : Service : Secrétariat / Accueil Rattachement hiérarchique : Responsable administrative Rattachement fonctionnel : Directeur de cabinet Lieu de travail : Grenoble Type de contrat : CDD ________________________________________ 1. Mission principale Assurer la gestion administrative quotidienne du cabinet de diagnostic et contribuer à son bon fonctionnement en garantissant la qualité de l'accueil, la fiabilité du suivi administratif et la coordination entre les techniciens, les clients et les partenaires. ________________________________________ 2. Activités et responsabilités principales Accueil et relation client

• Accueillir les clients (physiquement et par téléphone) et assurer le premier niveau d'information.
• Gérer la réception, la transmission et le suivi des demandes (mail, téléphone, site web).
• Planifier les rendez-vous et interventions des diagnostiqueurs selon les disponibilités et les priorités.
• Rédiger et envoyer les devis, relancer les clients si nécessaire.
• Relance des avis Google Gestion administrative
• Assurer la rédaction, la mise en forme et la gestion des documents administratifs (rapports, attestations, courriers, factures, etc.).
• Suivre les dossiers clients depuis la demande jusqu'à la facturation et l'archivage.
• Mettre à jour la base de données clients et les tableaux de suivi d'activité.
• Gérer les fournitures de bureau et le classement administratif. Comptabilité et suivi financier (en appui)
• Préparer les éléments pour la comptabilité (bons de commande, factures, règlements, relances).
• Effectuer un suivi des paiements et des relances clients.
• Assurer la liaison avec le cabinet comptable. Support à l'équipe technique
• Coordonner les plannings des diagnostiqueurs.
• Suivre les transmissions de rapports et vérifier la conformité des dossiers.
• Aider à la gestion des certifications, formations et renouvellements administratifs. ________________________________________ 3. Compétences et qualités requises Compétences techniques
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciels de gestion).
• Bonne connaissance des procédures administratives et de la facturation.
• Connaissance du secteur du diagnostic (immobilier, technique ou médical) appréciée. Savoir-faire relationnel
• Sens du service et de la communication.
• Rigueur, organisation et réactivité.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. Formation et expérience
• Formation souhaitée : Bac à Bac 2 (secrétariat, gestion administrative, assistanat, etc.).
• Expérience : 2 à 5 ans sur un poste similaire, idéalement dans une structure de services ou un cabinet de diagnostic. ________________________________________ 4. Conditions de travail
• Horaires : 8h30h-18h30 sur 4 jours
• Rémunération : Salaire évolutif.