Assistant administratif du Service Jeunesse Prévention (H/F)

Activités principales :

Gestion administrative et accueil

• Assurer une mission de renseignement via l'accueil physique et téléphonique des usagers du Patio,
• Traitement des courriers du service via le logiciel MAARCH (réception, réponse, envoi...) et la boîte mail générique du service,
• Assurer une mission d'inscription du public aux activités et d'encaissement (facturation) des usagers en respectant les procédures administratives et financières en vigueur,
• Gérer les prêts de salles de l'équipement Le Patio aux associations et partenaires locaux selon les procédures prévues par le service vie associative: planification annuelle et en fonction des demandes, conventions, mise à jour des badges via le logiciel SALTO, et assurer le lien avec les associations,
• Saisir et suivre les demandes de travaux concernant le bâtiment via le logiciel OCTOPUS,
• Gérer le suivi des demandes d'aide aux projets des jeunes,
• Apporter un support administratif à l'ensemble des actions portées par l'équipe : mise en œuvre de projets, d'animations et d'événements,

Suivi financier et comptable :

• Assurer des encaissements d'inscriptions et contrôle des encaissements,
• Émettre des factures aux parents,
• Utiliser le logiciel comptable CONCERTO : inscriptions, extraction de statistiques, émission de listing ...

Relations fonctionnelles internes et externes :

• Relation étroite de travail avec le référent budgétaire du service jeunesse-prévention, sous l'autorité du chef de service jeunesse-prévention,
• Agents du service Jeunesse Prévention (8 agents) et transversalité avec les autres services de la Direction Éducation Jeunesse Prévention dont le secteur administratif et accueil usagers,
• Relation fonctionnelle avec les services supports de la collectivité : service des finances, service vie associative, Centre Technique Municipal (CTM) et Bureau d'Etudes interne (BE), SARU (accueil HDV) et l'ensemble des services municipaux en fonction des besoins,
• Relations très régulières avec les associations locales et notamment l'association MJC de Saint-Egrève, principale utilisatrice des locaux du Patio,

Attributions secondaires ou ponctuelles :

Gestion budgétaire, en cas d'absence du référent administratif et financier :

• Traitement des bons de commandes sur CIRIL,
• Traitement des factures liées,
• Suivi des engagements, créations comptes et contacts fournisseurs en lien avec le service Finances,

Compétences et qualités requises :

• Compétences en gestion administrative : rédaction des écrits, organisation et priorisation des tâches,
• Connaissances des principales règles budgétaires de la comptabilité publique,
• Compétences informatiques : capacité à se former sur les logiciels métiers,
• Compétences relationnelles : aisance orale et facilité à conduire un échange avec les usagers,
• Connaissance de l'environnement territorial et des principes du service public,

Aptitudes et capacités :

• Écoute active, capacité à identifier un besoin, reformuler une demande et proposer des solutions adaptées,
• Rigueur dans l'application des procédures de la collectivité,
• Autonomie dans la conduite des missions confiées,
• Discrétion professionnelle notamment quant aux situations des usagers,
• Aptitudes au travail en équipe, au partenariat et en transversalité,
• Disponibilité, adaptabilité, ponctualité et fiabilité,

Degré d'autonomie et de responsabilité :

• Placé sous la responsabilité du chef du service jeunesse prévention,
• Action guidée par des réglementations et des méthodes globales définies par le métier exercé,
• Autonomie dans les missions administratives,

Conditions de travail et rémunération :

• 18h/semaine. Horaires prévisionnels : Mardi 10h-12h30 et 13h30-16h, mercredi de 14h-19h, jeudi 14h-18h, vendredi 14h-18h.