Assistant administratif des services SPVF et SLGAI F/H

Missions transverses SLGAI et SPVF :

Supervision du suivi de la facturation

Création des Demandes d'achat dans SAP

Suivi de l'état des facturations

Tenue de tableaux de bord des demandes d'achat

Assistance administrative pour les besoins des services (liste non exhaustive)

Tenue de l'agenda des chefs de service et organisation des réunions et rendez-vous divers

Réservation de transports, voiture, remboursements, etc.

Coordination du secrétariat du service, accueil téléphonique et filtrage

Commandes diverses : fournitures, cartes de visite, voyages,

Suivi des plannings des congés (GESTIME)

gestion du courrier (arrivée/départ avec Post-office)

Prise en charge du poste de l'assistant(e) de la directrice de département en son absence

Accueil et accompagnement des nouveaux arrivants dans le service, sur les aspects administratifs (gestion connexion informatique, présentation du fonctionnement du siège/de l'institution)

Elaboration de fiches de procédures pour faciliter certains circuits au sein du service/département

Missions spécifiques SPVF

Préparation du volet domaniale des Instances de l'AP-HP

Articulation avec le secrétariat des Instances de l'AP-HP et de la Direction Générale

Préparation en lien avec l'équipe SPVF du dossier Commission des Affaires Domaniales, Conseil de Surveillance et Directoire

Tenue du tableau de bord des CS pour les dossiers présentés par le SPVF,