Assistant administratif des résidences autonomie du CCAS (H/F)

Placé(e) sous l'autorité directe de la responsable des résidences autonomie, l'assistant(e) administratif(ve) contribue à la gestion administrative des résidences autonomie. Plus largement, l'assistant(e) administratif(ve) ressource prend en charge les missions administratives et financières liées à l'activité des établissements seniors.

Les résidents :

• Accueillir, informer, orienter, accompagner,
• Assurer l'accueil physique et téléphonique,
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
• Informer sur le fonctionnement, les démarches, les procédures, les prestations et actions mises en œuvre par les établissements seniors,
• Accompagner le bénéficiaire dans l'instruction de dossiers administratifs pour transmission aux organismes et en assurer le renouvellement (APL, APA, ASL.),
• Assurer les inscriptions et les visites des studios,
• Gérer les inscriptions de repas et de pains chaque semaine, les inscriptions au service de restauration,
• Participation aux animations (maintenir un dynamisme au sein de la résidence),
• Informations et communication auprès des résidents et des familles.

La résidence :

• Traiter et gérer la facturation chaque mois,
• Établir et gérer les bons de commande,
• Établir et assurer le suivi des commandes (plantes anniversaire, etc..).

Activité globale :

• Participer à la vie du service ,
• Être en relation avec les partenaires du secteur (PAT, MAD, Tuteurs, Professionnels de santé etc.),
• Participer à l'organisation d'évènements particuliers (fête des voisins, fête de la musique, réveillon nouvel an),
• Participer aux réunions de service,
• Participer à la mise en place des projets,
• Participer à la production et procéder à la mise à jour des outils de suivi de l'activité,
• Rédiger des écrits administratifs (courriers, etc ..),
• Participer aux actions engagées par le CCAS en cas de déclenchement de l'alerte 3 du plan canicule et/ou plans d'urgence sanitaire (réunion préparatoire, appels téléphoniques.),
• S'adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques,
• Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique,
• Créer, classer et archiver les dossiers informatiques et administratifs,
• Rédaction des actes administratifs en lien avec la directrice établissements seniors,
• Participer à la rédaction des appels à projets et bilans,
• Assurer la mise à jour des outils (répertoire professionnel, documents internes.),
• Participer à la rédaction des Bonnes Pratiques des services,
• Travailler en collaboration avec le service des finances (loyers et cautions).