Assistant administratif / Assistante administrative multilingue (H/F)

Assistant administratif / Assistante administrative multilingue (H/F)

Assistant administratif / Assistante administrative multilingue (H/F) 91 - EVRY

Offre n° 211TBWB
Assistant administratif / Assistante administrative multilingue (H/F)

Missions- Accueillir, accompagner et informer les étudiants tout au long de leur parcours- Assurer la gestion opérationnelle des enseignements des Masters- Assurer la gestion et le suivi de la scolarité des étudiants des MastersActivités1/ Accueillir, accompagner et informer les étudiants tout au long de leur parcours- Préparer et mettre en œuvre les journées de rentrée, d'accueil et d'information des étudiants- Mettre à jour et diffuser les documents d'information relatifs à la scolarité- Répondre aux questions des étudiants sur les différentes étapes de leur parcours- Relancer, lorsque cela est nécessaire, les étudiants afin d'obtenir les pièces ou informations indispensables au traitement de leurs dossiers2/ Assurer la gestion opérationnelle des enseignements des Masters opérés par Télécom SudParis pour IP Paris- Intégrer et mettre à jour les données nécessaires à l'organisation des enseignements dans les systèmes d'information- Recueillir auprès des directeurs de programmes, des responsables d'UE et des enseignants-chercheurs les informations nécessaires à la programmation annuelle des enseignements- Saisir et mettre à jour les calendriers et les emplois du temps, et effectuer les réservations d'espaces nécessaires au déroulement des enseignements- Prendre en compte les modifications de programmation et réaliser les ajustements nécessaires dans les outils et documents de planification- Mettre à jour les fiches programmes et les planifications partagées avec Télécom Paris, à partir des informations transmises et validées par les responsables pédagogiques- Saisir, actualiser et diffuser les informations pédagogiques relatives à l'organisation des enseignements dans les systèmes d'information et auprès des parties prenantes concernées3/ Assurer la gestion et le suivi de la scolarité des étudiants des Masters et PhD Track opérés par Télécom SudParis- Réaliser les inscriptions pédagogiques, mettre à jour les dossiers individuels et tenir à jour les listes d'étudiants- Recueillir et saisir les notes dans les outils de scolarité- Préparer les éléments nécessaires à l'organisation des jurys- Mettre en œuvre les décisions des jurys et établir les relevés de notes, attestations et autres documents de scolarité- Contrôler et suivre les contrats de formation de la Graduate School- Enregistrer et suivre les demandes de dispense, les absences et les situations administratives particulières des étudiants- Échanger avec les gestionnaires de scolarité de Télécom SudParis et de Télécom Paris afin d'assurer la continuité et la cohérence du traitement des dossiers étudiants- Configurer et mettre à jour les cours afin de permettre l'alimentation du système d'échange des données

Type de contrat CDD - 9 MoisContrat travail Durée du travail 40H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Annuel de 25700.0 Euros à 35000.0 Euros sur 12 mois
• Restauration
• salaire selon profil et expérience (charges du secteur public)

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté
• Bac+2 ou équivalents
• Bac+3, Bac+4 ou équivalents

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public Cette compétence est indispensable
• Assurer la gestion administrative d'une activité Cette compétence est indispensable
• Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement Cette compétence est indispensable
• Assurer le suivi de dossiers administratifs Cette compétence est indispensable
• Bureautique et outils collaboratifs Cette compétence est indispensable
• Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison) Cette compétence est indispensable
• Ecrire une ou plusieurs langues étrangères Cette compétence est indispensable
• Gestion des réservations de salles de réunion Cette compétence est indispensable
• Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc) Cette compétence est indispensable
• Gérer un planning Cette compétence est indispensable
• Maintenir à jour les dossiers administratifs Cette compétence est indispensable
• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) Cette compétence est indispensable
• Mettre à jour un dossier, une base de données Cette compétence est indispensable
• Parler une ou plusieurs langues étrangères Cette compétence est indispensable
• Planifier et organiser des réunions Cette compétence est indispensable
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) Cette compétence est indispensable
• Rédiger des courriers, comptes rendus et documents administratifs multilingues Cette compétence est indispensable
• Utiliser des logiciels de gestion administrative Cette compétence est indispensable

Savoir-être professionnels

• Faire preuve d'autonomie
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Avoir le sens du service

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Employeur

Télécom SudParis est une grande école publique d'ingénieurs reconnue au meilleur niveau des sciences et technologies du numérique. Télécom SudParis fait partie d'Institut Mines-Télécom.Vidéo de présentation: Caroline COQUET