Assistant administratif / Assistante administrative (H/F) @S (H/F)

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Assistant administratif / Assistante administrative (H/F) @S (H/F) 83 - Fréjus

Offre n° 212WVMQ
Assistant administratif / Assistante administrative (H/F) @S (H/F)

INGENERIA Projet, organisme de formation créé en 2015, est spécialisé dans l'insertion et la formation professionnelle, à destination du public en recherche d'emploi .Chez INGENERIA Projet, nous nous engageons à soutenir nos bénéficiaires dans leur parcours d'insertion professionnelle en leur offrant des solutions personnalisées, adaptées à leurs besoins spécifiques. Grâce à notre expertise de plusieurs années dans le domaine, nous comprenons les enjeux du marché de l'emploi et proposons des services de haute qualité.INGENERIA Projet recherche un(e) assistant(e) administrative/chargée d'accueilSous la responsabilité de la manager, vous devrez effectuer les tâches suivantes :Accueillir, renseigner et orienter le public en face à face ou au standard téléphoniquePré accueil téléphonique des bénéficiaires - si besoinInterlocuteur et maintien en état des locaux dont l'espace informatique, cuisine.Gestion et commande des repas et autres si besoinGestion, commande et réception des fournituresGestion du planning des sallesTenue et actualisation des tableaux et des affichages : absences CIP, dates ateliers, occupation des salles,mesures sanitaires.Vérification de la cohérence des programmations entre les tableaux mensuels de programmationSuivi des listes à traiter hors délais sur PrestappliLiens avec la DR en cas :d'anomalie dans les programmations :Demande de modifications de plage par France Travail ou par un managerGestion des demandes de plages supplémentairesGestion boite emailVérification du respect du Règlement intérieur (signalement des écarts , sécurité.auprès desinterlocuteurs concernés direction, qualité.) et des mesures sanitaires (approvisionnement, aménagements,affichages ...)Gestion du courrier, entrée et départRenfort ponctuel des CIP ou référents si besoin pour tâches exceptionnelles : contact pour décaler des RDV.Interlocuteur avec le/les syndics et commissions de sécuritéSuivi de la conformité et sécurité des locaux si besoinsSignalement auprès du manager/direction de toute absence d'un conseiller insertion ou d'un prestataire, d'un manquementpouvant désorganiser le service dédié aux Demandeur EmploiRemonter l'information au manager et/ou direction en cas de dysfonctionnement au sein d'une agenceliste non exhaustive

Vous êtes reconnu(e) pour votre :

• Organisation et rigueur
• Sens du service et de la communication
• Capacité à gérer plusieurs missions avec polyvalence et adaptabilité

Ce poste est fait pour vous !

Formation initiale ou expérience de plus de 2 ans dans le domaine : assistant de direction/assistant manager

Formation interne prévue.

Poste à pourvoir pour le 1er septembre.CDD 8 mois- Fréjus ou Nice

Type de contrat CDD - 8 MoisContrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journéeConditions de travail Possibilité de télétravailSalaire

• Salaire brut : Mensuel de 1900.0 Euros sur 12.0 mois
• Ordinateur portable
• Téléphone mobile

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté
• Bac+2 ou équivalents- assistante de direction

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Techniques de gestion administrative
• Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Employeur

10 à 19 salariés

Créé en 2015, l'organisme de formation Ingeneria est constitué d'une équipe pluricompétente et expérimentée dans les domaines de l'accompagnement social et professionnel et de la formation professionnelle, implantée en région PACA.Dynamique et réactif, il veille à proposer des prestations adaptées aux besoins du public, aux objectifs de ses partenaires mais également aux enjeux économiques des territoires.Mme Marie PEIGNIER