Assistant administratif / Assistante administrative (H/F) @S (H/F)
INGENERIA Projet, organisme de formation créé en 2015, est spécialisé dans l'insertion et la formation professionnelle, à destination du public en recherche d'emploi .
Chez INGENERIA Projet, nous nous engageons à soutenir nos bénéficiaires dans leur parcours d'insertion professionnelle en leur offrant des solutions personnalisées, adaptées à leurs besoins spécifiques. Grâce à notre expertise de plusieurs années dans le domaine, nous comprenons les enjeux du marché de l'emploi et proposons des services de haute qualité.
INGENERIA Projet recherche un(e) assistant(e) administrative/chargée d'accueil
Sous la responsabilité de la manager, vous devrez effectuer les tâches suivantes :
Accueillir, renseigner et orienter le public en face à face ou au standard téléphonique
Pré accueil téléphonique des bénéficiaires - si besoin
Interlocuteur et maintien en état des locaux dont l'espace informatique, cuisine.
Gestion et commande des repas et autres si besoin
Gestion, commande et réception des fournitures
Gestion du planning des salles
Tenue et actualisation des tableaux et des affichages : absences CIP, dates ateliers, occupation des salles,
mesures sanitaires.
Vérification de la cohérence des programmations entre les tableaux mensuels de programmation
Suivi des listes à traiter hors délais sur Prestappli
Liens avec la DR en cas :d'anomalie dans les programmations :
Demande de modifications de plage par France Travail ou par un manager
Gestion des demandes de plages supplémentaires
Gestion boite email
Vérification du respect du Règlement intérieur (signalement des écarts , sécurité.auprès des
interlocuteurs concernés direction, qualité.) et des mesures sanitaires (approvisionnement, aménagements,
affichages ...)
Gestion du courrier, entrée et départ
Renfort ponctuel des CIP ou référents si besoin pour tâches exceptionnelles : contact pour décaler des RDV.
Interlocuteur avec le/les syndics et commissions de sécurité
Suivi de la conformité et sécurité des locaux si besoins
Signalement auprès du manager/direction de toute absence d'un conseiller insertion ou d'un prestataire, d'un manquement
pouvant désorganiser le service dédié aux Demandeur Emploi
Remonter l'information au manager et/ou direction en cas de dysfonctionnement au sein d'une agence
liste non exhaustive
Vous êtes reconnu(e) pour votre :- Organisation et rigueur
- Sens du service et de la communication
- Capacité à gérer plusieurs missions avec polyvalence et adaptabilité
Ce poste est fait pour vous !
Formation initiale ou expérience de plus de 2 ans dans le domaine : assistant de direction/assistant manager
Formation interne prévue.
Poste à pourvoir pour le 1er septembre.
CDD 8 mois- Fréjus ou Nice
