Assistant administratif / Assistante administrative et comptable (H/F)

Mission :

Assurer la gestion administrative et financière au sein de l'équipe de direction du L2IT

Activités :

Assurer la gestion administrative et financière des déplacements des agents et des collaborateurs :

• Suivre et compléter les demandes d'ordre de mission dans l'application Etamine
• Valider les réservations de transport et d'hébergement dans l'application Notilus / Goelett
• Collecter et produire les pièces justificatives nécessaires à l'établissement de l'état de frais dans Notilus, et procéder à leur liquidation
• Assister les missionnaires dans leurs démarches

Assurer le suivi des projets/conventions de recherche :

• Etablir les états récapitulatifs financiers nécessaires au suivi des projets de recherche
• Collecter et produire les pièces justificatives des factures déclarées éligibles dans les projets de recherche

Assurer la gestion des achats :

• Engager les crédits dans les outils de gestion Geslab et Sifac en établissant les bons de commande
• Saisir les services faits
• Traiter les Workflows et les relevés d'opération (ROP)
• Assurer le suivi des commandes non soldées

Pour toutes ces activités confiées :

• Produire et collecter les données juridiques, comptables et financières
• Rendre compte à son responsable de l'état d'avancement des dossiers
• Assurer une veille réglementaire
• Transmettre en interne les informations pratiques sur les procédures administratives et/ou sur l'évolution de la législation et ses conséquences
• Procéder à l'archivage des pièces comptables
• Suivre les formations proposées dans les domaines confiés, notamment sur les outils de gestion.