Assistant administratif / Assistante administrative de projet (H/F)
L'EPSM-Morbihan de Saint-Avé recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Technique par voie de mutation ou pour un CDD de 6 mois renouvelable.
Présentation du service :La direction Achats Logistique Travaux est en charge de la mise en œuvre de la politique des achats, de la logistique, des travaux, de la maintenance et de la sécurité des biens et des personnes.
Mission Générale :Missions principales :Collecter et analyser les informations administratives et techniques essentielles au bon fonctionnement du service
Piloter et optimiser les processus administratifs liés aux différentes activités du service
Organiser, pour la direction, la réception, le traitement et la diffusion des informations, documents et communications (téléphoniques et écrites) relatifs au service et au suivi des dossiers.
Assurer l'accueil (physique et téléphonique) des visiteurs, interlocuteurs et partenaires.
Rédiger et formaliser les communications internes et externes, et rendre compte régulièrement à la hiérarchie.
Gestion de l'interface et de la communication Assurer l'accueil (physique et téléphonique) du service.
Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et les messages électroniques.
Gestion documentaire et administrative
Traiter les courriers, dossiers et documents : enregistrement, tri, traitement, diffusion, dématérialisation, archivage (papier et numérique).
Rédiger et mettre en forme les notes, documents, présentations et rapports.
Suivre et actualiser les tableaux de bord.
Gérer les archives administratives DALT (papier et dématérialisées) en coordination avec les archives départementales.
Gestion des agendas et des plannings Organiser les agendas du Directeur, de l'AAH et de l'ingénieure par la prise de rendez-vous et la planification des réunions.
Publier les astreintes.
Gestion logistique et administrative
Superviser la téléphonie mobile et le parc d'impression en lien avec les responsables Achats et Travaux ainsi qu'avec l'atelier électricité.
Gérer les conventions, les logements et les autres ressources administratives.
Responsabilités spécifiques
Exercer le rôle de régisseur principal ou suppléant de la régie restauration.
Accueil et orientation
Assurer l'accueil et l'orientation du public.
Gestion des ressources et des espaces
Gérer les salles de réunion DALT (réservation, organisation, suivi).
Gestion des demandes et de l'information
Réceptionner, analyser et prioriser les demandes.
Identifier et diffuser les informations communicables en respectant strictement le secret professionnel.
Gestion documentaire
Appliquer un plan de classement et d'archivage.
Utiliser un système de gestion documentaire pour optimiser l'accès aux informations
Optimisation des agendas
Optimiser la gestion des agendas (coordination, planification)
Communication et rédaction
Participer en tant que rédacteur à certaines réunions.
Maîtriser les techniques de communication orale et rédactionnelle pour :Formaliser des prises de notes, relevés de décision, comptes rendus, diaporamas et dossiers.
Assurer un soutien administratif et technique aux cadres.
Poste à temps plein, sur des horaires de 08h45 à 17h00 du lundi au vendredi
Pour tous renseignements concernant ce poste, merci de vous adresser à Madame Servane CADORET, Attachée d'Administration
