Assistant administratif / Assistante administrative

Offre n° 209DTWB

Maison & Compagnie, société d'aide à domicile de Conflans Sainte Honorine, recherche un Assistant administratif (H/F). Sous la responsabilité de la Responsable de Secteur, l'Assistante Administrative participe au bon fonctionnement de l'entreprise. Elle est l'interlocutrice privilégiée des clients, salariés et partenaires pour l'ensemble des démarches administratives et contribue à l'organisation quotidienne de l'activité.

Responsabilités principales

• Accueil et standard téléphonique : accueillir physiquement les visiteurs, clients et salariés, gérer le standard téléphonique, réceptionner, traiter et transmettre les messages, assurer la gestion du courrier entrant et sortant, maintenir la relation avec les familles et partenaires médico-sociaux.
• Gestion administrative : rédiger, mettre en forme et classer les documents administratifs, assurer le suivi administratif des dossiers clients et salariés, mettre à jour les bases de données et tableaux de suivi, archiver les documents selon les procédures en vigueur.
• Suivi des dossiers : préparer et contrôler les pièces administratives nécessaires aux dossiers, veiller au respect des échéances et relancer les interlocuteurs concernés, gérer les dossiers RH des salariés (déclaration d'embauche, visite médicale, etc.), contrôler la fiabilité des informations administratives.
• Facturation et suivi : préparer les éléments nécessaires à l'établissement des factures, contrôler les pièces justificatives, assurer le suivi des factures émises et des règlements, effectuer les relances administratives en lien avec la Direction.
• Reporting et organisation : élaborer et mettre à jour les tableaux de bord d'activité, produire les reporting demandés par la Direction, élaborer et optimiser les plannings d'intervention, participer à l'amélioration des procédures administratives.

Profil recherché

• Bonnes capacités rédactionnelles et sens de l'organisation.
• Rigueur, autonomie et discrétion professionnelle.
• Bon relationnel et sens du service.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les délais.
• Permis B souhaité afin de pouvoir se rendre ponctuellement au domicile des bénéficiaires.
• Disponibilité pour la gestion des urgences administratives et opérationnelles ; astreinte téléphonique rémunérée.

Qualifications & Expérience

• 5 ans d'expérience sur un poste similaire.
• Diplôme Bac Secrétariat assistanat médico-social ou Bac Secrétaire médicale.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.) et des outils numériques.
• Connaissance du secteur médico-social.
• Compétences en gestion administrative, suivi de dossiers, facturation et reporting.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les délais.
• Techniques de gestion administrative et capacité à réaliser des opérations comptables (niveau de base).

Compétences professionnelles

• Accueil, orientation et renseignement du public.
• Bonne rédaction.
• Classification de documents.
• Connaissance des normes rédactionnelles.
• Capacité à gérer des agendas et planifier des rendez-vous.
• Responsabilité, réactivité et sens des priorités.
• Esprit d'équipe.

Conditions de travail

Type de contrat : CDI.Durée : 35 heures/semaine.Horaires : Jour.Territoire : Zone départementale, déplacements ponctuels.

Rémunération

• Salaire brut mensuel de 2 100 € sur 12 mois.
• Complémentaire santé.

Avantages

• Régime de prévoyance.
• Environnement de travail à taille humaine favorisant l'autonomie et la polyvalence.

Qualités attendues

• Organisation et méthode.
• Polyvalence.
• Réactivité et capacité d'anticipation.Sens des priorités.