Apprenti Assistant de direction et back office H/F
Grâce à son expertise et son approche opérationnelle, l'assistante de direction et de back office interviendra en support de l'équipe de Direction et des opérationnels pour accompagner et vérifier certains processus support aux opérations.
L'apprenti(e) participera également à des missions administratives en support au service Ressources Humaines. Rattaché(e) à l'assistante de direction back office, vous assurez en collaboration avec votre tutrice, les missions suivantes : Secrétariat : Gérer l'organisation des réunions et des séminaires Gérer le courrier
Assurer la réception des colis et rangement des articles reçus
Etablir les commandes de fournitures, des Equipements Individuels de Protection (EPI) et du parc informatique Gerer la plateforme de réservation des déplacements (NEO) Classement Inventaire des stocks (EPI, Goodies, Fournitures...) Office Management : centraliser les éventuels réclamations bureautiques, faire intervenir le service concerné Réaliser divers travaux d'impression : photocopie, reliure, scan, plastification...
Parc Informatique et téléphonique : Assurer le suivi du parc informatique : attribution de matériel pour les nouveaux arrivants, suivi des pannes, remplacement des outils informatiques en lien avec le service IT central. Gérer la téléphonie : Mise à jour des lignes téléphoniques, intervention code puk /pin, activation et/ou suppression des lignes. Commander le matériel informatique et téléphonique
Suivre les demandes d'intervention des opérationnels sur les différents sites de VPIS. Parc Auto : Réceptionner et suivre les documents des nouveaux véhicules (en lien avec le service central) Assurer le suivi des consommations mensuelles (badges télépéage, carburant...)
Nous vous proposons également de réaliser des missions opérationnelle RH en lien avec la chargée des ressources humaines : Administration du personnel :
- Gérer les entrées sorties en lien avec l'assistante de direction (avis d'arrivée, avis de sortie...)
- Participer à la consolidation des éléments variables de paie (absences, arrets maladie...) et saisie des éléments dans notre outil de gestion des temps et des activités (logiciel ADP)
- Planifier les visites médicales et assurer la mise à jour du tableau
- Enregistrer les visites médicales dans l'outil QHSE (Acciline) Formation :
- Réceptionner et enregistrer les attestations de formation dans les dossiers des collaborateurs
- Ajouter les formations en santé et sécurité sur l'outil QHSE (Acciline)
