ANALYSTE OUTILS COLLABORATION / ANALYSTE D'AFFAIRES (MIGRATION SHAREPOINT ET GOUVERNANCE) Québe[...]

Référence

Date de démarrage

Localisation du poste

Québec (100% télétravail possible mais hybride préférable)

Durée

Nous recherchons un Analyste outils collaboration / Analyste d'affaires (migration Sharepoint et gouvernance) pour rejoindre notre équipe de conseillers du bureau de Québec. Ce poste est en mode télétravail avec déplacements occasionnels à Québec, mais un mode de travail hybride à Québec serait préférable. Nous recherchons une ressource capable d'animer des ateliers et de faire des suivis selon le processus établi.

Projet du Délestage du lecteur réseau G:

• Épauler tous les secteurs des mutuelles et de la Fédération pour migrer les fichiers actifs datant des 13 derniers mois sur les lecteurs réseau actuels (G:/, K:/, L:/) et des anciennes bibliothèques SharePoint vers l'application appropriée M365.
• Instaurer une gouvernance documentaire pérenne et évolutive par secteurs métiers dans le respect des délais de conservation et de la sécurité nécessaire.
• Permettre le passage au poste moderne et décommissionner les lecteurs réseau d'ici la fin 2026 (Fin du support).
• Augmenter l'efficacité opérationnelle en facilitant et centralisant la recherche tout en assurant une information utile et à jour.

Responsabilités

• Être en mesure d'animer des ateliers pour définir la taxonomie du classement documentaire
  • Préparer un ordre du jour pour la réunion.
  • Identifier les participants clés.
  • Rassembler les documents et informations nécessaires pour définir la taxonomie.
• Animer les rencontres avec les différents Persona
  • Créer un calendrier des rencontres.
  • Préparer des présentations adaptées à chaque persona.
  • Recueillir des feedbacks et ajuster les présentations en conséquence.
• Accompagner les mutuelles dans l'épuration de leurs documents
  • Planifier des sessions de travail avec les mutuelles et l'archiviste.
  • Définir les critères d'épuration des documents.
  • Suivre l'avancement et résoudre les problèmes éventuels.
• Connaissance de plans de classification et de calendrier de conservation de document (Purview)
  • Comprendre l'utilisation de Purview, sans l'administrer.
  • Être en mesure de lire les rapports Purview.
• Définir les classements pour chacun des départements
  • Collaborer avec chaque département pour comprendre leurs besoins spécifiques.
  • Créer des systèmes de classement adaptés.
  • Documenter les procédures et former les employés.
• Définir la Sécurité des documents
  • Évaluer les risques et les besoins en sécurité documentaire.
  • Mettre en place des politiques de sécurité.
  • Former le personnel sur les bonnes pratiques de sécurité.
• Faire suivi avec les mutuelles et la bonne démarche
  • Organiser des réunions régulières de suivi.
  • Documenter les progrès et les actions à entreprendre.
  • Assurer une communication fluide entre les mutuelles et les responsables du projet.
• Autres tâches
  • Faire le pont entre l'équipe de gouvernance des données et l'équipe Collab (TI).
  • Voir à l'amélioration des processus internes de l'équipe.
  • Suivre les différentes livraisons techniques de plusieurs projets.
  • Effectuer l'assurance qualité des livraisons et des processus internes.