alternant assistant administratif et commercial

Identification / Finalité de l'emploi

Assister le responsable du Centre de Service sur les missions de secrétariat des différentes activités de la structure.

Activités principales

• Accueillir physiquement ou téléphoniquement les visiteurs, clients ou fournisseurs.
• Réaliser les opérations de secrétariat pour les diverses correspondances et la gestion des dossiers.
• Collecter les éléments, enregistrer et suivre les dossiers et les commandes.
• Réceptionner les livraisons et établir les bons de livraisons ou d'expéditions.
• Collecter les éléments et établir les documents QHSE.
• Collecter, saisir et communiquer les éléments RH pour l'établissement de la gestion du temps de travail, des paies ou de la formation des collaborateurs.
• Planifier les absences du personnel pour les congés, les formations, visites médicales…
• Contrôler et établir la facturation et effectue la relance.
• Contrôler, saisir et transmettre les factures fournisseurs internes et externes.
• Participer à l'élaboration du bilan de fin de mois avec le responsable de centre de service.
• Participer à l'inventaire de fin d'année.
• Réaliser et relancer les devis en liaison avec les chargés de clients et les commerciaux.

Relations de travail internes

• Rendre compte de son activité à sa hiérarchie.
• Échanger avec les chargés de clients, les chargés d'affaires, le responsable QHSE, le service RH et le service comptabilité.

Relations de travail externes KSB

• Échanger avec les clients et les fournisseurs.

Responsabilités

• Respecter et faire respecter l’ensemble des règles et dispositions de sécurité / environnement et mesures de préventions applicables et vérifier systématiquement l’ensemble des équipements mis à sa disposition avant utilisation, signaler tout dysfonctionnement et empêcher l’utilisation d’équipements visiblement défaillants. Participer à la démarche de vigilance partagée avec bienveillance.
• Partager les informations.
• Participer au traitement des Non-Conformités (anomalies sur matériel livré, en cours de montage ou sur plan).
• Signaler à sa hiérarchie ou aux fonctions supports l’ensemble des situations dangereuses, presque accidents, accidents bénins, pour enregistrement de l’évènement.
• Participer à la culture d'amélioration continue.
• Participer au maintien des équipements et au rangement de son poste de travail.

Latitude d'action, degré d'autonomie

• S'organiser et intervenir sur les dossiers et la gestion administrative en autonomie.
• Alerter son responsable hiérarchique.

Savoir être

• Contribuer à la bonne image du métier et de KSB.
• Participer à la bonne intégration des collaborateurs.
• Contribuer au bon esprit d'équipe.
• Faire preuve d’exemplarité.
• Avoir de l’estime de l'autre.
• Faire preuve d’intégrité.
• Être orienté client.
• S’adapter face au changement.
• Être force de proposition et proactif.