Alternance bac+3 - 4 assistant formation h/f
Missions Avant-vente Réception des opportunités commerciales dans Up Sales
Participation au suivi des offres en cours
Coordination et gestion de projets de formation Création, mise en place et suivi des sessions de formation de bout en bout
Rédaction et gestion des documents administratifs (conventions, convocations, feuilles d’émargement, attestations, certificats)
Suivi et mise à jour des plannings de formation
Planification des ressources internes et externes en coordination avec les chefs de projet ou clients
Commande et gestion des supports de cours
Gestion logistique des formations présentielles (accueil, pauses, restauration)
Gestion des salles mobiles et de leur logistique (transport A/R)
Location de matériels et de salles (off-site)
Optimisation des déplacements (hôtels, véhicules, transports)
Enregistrement et suivi des formations dans Gest Form et outils de planification
Gestion des relations avec les stagiaires, formateurs et partenaires
Participation à l’élaboration et à la mise à jour des plannings et programmes de formation
Gestion des POEI
Rédaction des documents réglementaires (charte droits et devoirs, règlement intérieur, contrats de formation)
Relation avec les prestataires Participation au sourcing et au choix des prestataires et formateurs
Mise à jour de la base de données formateurs
Demande de référencement de nouveaux fournisseurs
Rédaction des lettres de mission
Transmission et validation des commandes de sous-traitance
Réception et traitement des factures de sous-traitance
Relances auprès de la comptabilité fournisseurs
Facturation, financements et relations OPCO Participation au montage et au suivi des dossiers de financement
Saisie des éléments de session dans Gest Form pour l’édition des conventions OPCO
Gestion des feuilles de présence (édition, envoi, récupération et archivage)
Demande de facturation auprès de l’ADV et constitution des dossiers complets OPCO / clients
Saisie des avancements dans les outils de suivi (Geiser View)
Demandes de provisions, CCA et levées de provisions auprès du contrôle de gestion
Suivi qualité Envoi, réception et analyse des évaluations à froid
Suivi de l’efficacité des formations, des organismes et des intervenants
Le profil recherché Étudiant(e) en MBA gestion de projets ou équivalent, à la recherche d’une alternance de 24 mois
Intérêt pour les métiers de la formation, la coordination de projets et les environnements multi-interlocuteurs
Organisation, rigueur et autonomie dans la gestion de plusieurs dossiers simultanément
Aisance avec les outils bureautiques (Excel, Word, Outlook) et outils de gestion / ERP (Gest Form, CRM, planning appréciés)
Bonnes capacités relationnelles et rédactionnelles, sens du service
Esprit d’analyse et appétence pour le suivi administratif, financier et qualité
Se former en alternance chez MBway Toulouse École de commerce tournée vers l’alternance, MBway Toulouse (du Bac +4 au Bac +5) forme des professionnels opérationnels et engagés. Cette opportunité vous permet de préparer un MBA Management de Projet, en lien direct avec les besoins du terrain.