Alternance – Assistant en gestion administrative F/H

Référence: 1358

Niveau: Bac+2

Lieu de travail: Chalon-Sur-Saône

Notre entreprise, conçoit, entretient et installe des composants et des combustibles ainsi que des systèmes de contrôle-commande pour les centrales nucléaires. Ses plus de 22 000 salariés permettent chaque jour aux clients de produire un mix énergétique bas-carbone toujours plus propre, plus sûr et plus économique. Ils développent aussi des solutions pour les secteurs de la défense, de la médecine nucléaire et du spatial. Implantée dans une vingtaine de pays, elle rassemble les expertises d'hommes et de femmes passionnés et convaincus que le nucléaire est une énergie d'avenir. Entreprise responsable, elle déploie des actions pour former et accompagner les premières expériences professionnelles (label Happy Trainees), intégrer tous les talents, dont les personnes en situation de handicap, œuvrer pour l'égalité professionnelle et la mixité de nos métiers (94/100 à l'index de l'égalité hommes-femmes) et concilier les temps de vie.

Le Centre de formation Réacteurs au sein de IBE développe et met en œuvre des formations techniques en lien avec la technologie des réacteurs à eau pressurisée, en particulier l’EPR; son objectif est la formation du personnel de notre entreprise.

Dans ce contexte votre mission principale sera d'assister le responsable logistique et organisationnel dans la mise en œuvre des formations internes et externes et assister le responsable commercial dans le suivi des commandes et de la facturation.

Missions Détaillées :

Pour les activités d'organisation et de planning, de gestion de la planification des formations :

• Réservation des salles de formation et visites éventuelles ;
• Suivi des disponibilités des formateurs – interface formateurs ;
• Mise à jour des programmes de formation ;
• Inscription des apprenant(e)s au e-learning ;
• Envoi des convocations ;
• Réaliser les accès aux sites ;
• Organiser les pauses déjeuner et café ;
• Mise à disposition des supports de formation en amont et/ou en aval de la session ;
• Création des questionnaires d’évaluation pour chaque session de formation ;
• Accueil et accompagnement de groupe en formation selon les listes d’actions par programme ;
• Clôture et éléments de facturation des sessions de formation.

Pour les activités de suivi des commandes et de la facturation en lien avec le responsable commercial :

• Rédaction des conventions de formation ;
• Enregistrement des commandes ;
• Mise à jour du dossier pour facturation externe (feuille de présence…).

Profil du candidat

• Vous préparez une formation de niveau Bac +2/3 en administration des organisations, en gestion administrative ou équivalent.
• Vous faites preuve de rigueur et de curiosité, avec un réel sens de l’organisation.
• Doté(e) d’un esprit d’initiative, vous savez travailler en toute confidentialité et assumer vos responsabilités.
• Vous disposez par ailleurs d’un bon relationnel, êtes à l’aise à l’oral et possédez de solides capacités rédactionnelles.
• Aisance avec les outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint)- La connaissance d’outils collaboratifs, tels que Klaxoon, constitue un atout.