Alternance - Assistant administratif / Office Manager H/F (Basé à Palaiseau)
Rejoignez une entreprise dynamique et préparez un diplôme reconnu avec ICADEMIE, spécialiste de la formation à distance.
ICADEMIE accompagne son entreprise partenaire , leader mondial des solutions de verrouillage, dans le recrutement de sa/son futur(e) assistant administratif & Office Manager H/F en alternance .
Ce poste, basé à Villebon-sur-Yvette (91), est à pourvoir dès septembre 2026.
En postulant, vous manifestez votre souhait de rejoindre ICADEMIE pour préparer un diplôme reconnu du Bac +2 au Bac +5 , tout en développant vos compétences directement sur le terrain.
Vos futures missions :
Administration générale et coordination interne
Gérer le courrier entrant et sortant (réception, tri, envoi, suivi).
Assurer le classement, l’archivage et l’organisation des documents (papier / serveur).
Rédiger ou mettre en forme des courriers, mails et documents, administratifs
Office Manager /Services Génraux
Gérer les commandes de fournitures et consommables (bureau, boissons, pharmacie...).
Suivre le matériel et les équipements (imprimantes, machine à affranchir, consommables...).
Coordonner certaines interventions ou besoins avec les prestataires / fournisseurs.
Participer au suivi administratif de sujets liés au fonctionnement courant de l’entreprise.
Vérification des factures ESAT. RSE (EcoVadis, rassembler les certifications, le DUE, rapports RSE...).
Gestion des formations SST et EPI, autorisation électrique.
Gestion des prestataires du bâtiment.
Mise à jour, formalisation et amélioration de procédures internes.
Participation ponctuelle à des projets transverses (organisation, RH, outils de suivi,
etc.).
Coordination des activités internes internes (formations / évènements / support équipes
Gérer l’administratif des formations (contrats, inscriptions, logistique, accueil des participants).
Participer à l’organisation logistique d’évènements internes et externes.
Répondre aux demandes simples des équipes commerciales (envoi de documentation, besoins ponctuels...).
Support administratif et suivi de gestion
Compiler les justificatifs et saisir les notes de frais.
Gérer la flotte de véhicules (entrées/sorties, état des lieux ,contraventions)
Vérifier certaines factures (fournisseurs / sous-traitants) et assurer leur suivi administratif.
Mise à jour des tableaux de suivi (commandes, dépenses courants, consommations...).
Votre profil :
Bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint).
Utilisation efficace des outils collaboratifs (Outlook, Teams, SharePoint).
Aisance dans la gestion administrative et le suivi de dossier.
Bonne capacité rédactionnelle (mails, courriers, compte rendus simples).
Anglais intermédiaire apprécié.
Rigueur et sens de l’organisation.
Polyvalence et capacité d’adaptation (environnement PME).
Autonomie et prise d’initative.
Bon relationnel et sens du service.
Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle et à prioriser.
Discrétion et fiabilité dans le traitement des informations
Rémunération : selon la grille légale de l’alternance, en fonction de votre âge et de votre niveau d’études. La formation est également financée à 100% dans le cadre de l’alternance.
Le processus de recrutement :
Vous postulez
Nous vous contactons pour un premier entretien de pré-sélection par téléphone afin de confirmer votre projet et votre éligibilité à nos formations
Nous vous accompagnons ensuite dans la constitution de votre dossier et la préparation de vos entretiens
Vous intégrez votre entreprise et votre formation Icademie !
? Seuls les candidats souhaitant suivre une formation Icademie pourront être présentés à l’entreprise et bénéficier de notre accompagnement.
Type de poste : Alternance
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