ALTERNANCE - Assistant administratif (H/F)
Depuis plus de 50 ans, la société CAEN FROID est leader sur la Normandie sur les marchés du froid et du génie climatique. Grâce à sa proximité et son efficacité CAEN FROID a su gagner la confiance d’une clientèle variée, et exigeante. Sa stratégie basée sur l’écoute, la rigueur et la maîtrise s’est révélée efficace.
CAEN FROID fait partie du Groupe SYCLEF , dont l’activité est la réfrigération et le conditionnement d’air. SYCLEF rassemble 70+ sociétés et plus de 3700 collaborateurs sur le territoire national.
Dans le cadre d’une alternance, Caen Froid recherche un(e) Assistant(e) Administratif (H/F) basé(e) en Normandie (14).
Votre quotidien à nos côtés :
Sous la responsabilité de la direction, vous aurez en charge les missions suivantes :
Tâches Administratives :
- Ouverture du courrier et distribution aux destinataires
- Accueil physique et téléphonique (quelques appels par jour provenant du « standard »
- Faire les déclarations de CA demandés par nos clients grands comptes
- Gérer la partie administrative des dossiers juridiques et contentieux
- Rédiger les courriers / contrats (occasionnel) / classement / gestion des messages électroniques
- Suivi des recommandés
- Commander les fournitures de bureau + commandes imprimeur + vêtements entreprise
- Suivi des vêtements de travail fournis par l’Entreprise
- Suivi de l’entretien des locaux (ménage, espaces verts)
- Echanges avec le service communication (site internet, Linkedln)
- Assurer le suivi de tous les dossiers, contrats concernant les bâtiments
- Préparer la partie administrative des appels d’offres
- Faire les demandes et assurer le suivi des cautions bancaires, y compris les mains levées
- Dossiers véhicules et bâtiments (assurance, carte grise, constats, cartes carburant, badges autoroute, suivi du parc (y compris sur Lotus), déclaration sinistre et documents de vente)
- Dénonciation excès de vitesse et FPS
- Gérer la géolocalisation
- Suivi des sinistres clients (signalisation, expertise...)
- Réception et approbation factures services généraux en lien avec la Direction
- Tenue de la caisse
- Déclaration annuelle des fluides frigorigènes
- Mise à jour dossier techniciens et outillage sur plateforme dédiée
- Organisation des manifestations de l’entreprise
- Validation des heures journalières des techniciens et intégration dans l’ERP Cézanne
Tâches R.H :
- Transmission des documents pour embauche (fiche état civil + BIA affiliation mutuelle et prévoyance et tous documents liés au nouvel arrivant)
- Contrôle des heures pour la préparation de la paie
- Courriers : arrêt de travail, démission, IJSS, saisies sur salaire...
- Accident du travail : fiche interne à compléter
- Courrier à transmettre aux salariés
- Demandes d’acompte
- Enregistrement des CP, maladie, accident du travail, astreintes
- Tenue du planning général des absences
- Médecine du travail : suivi et prise de rendez-vous
- Suivi des formations et habilitations
- Relations avec le coordinateur HSE
- Tenue registre du personnel
- Recherche d’intérimaires auprès des agences
- Enregistrement contrats intérim
- Déclaration des heures des intérimaires
- Réaffectation des téléphones suivant procédure fournie par le service informatique
Vous êtes le candidat idéal si :
Vous possédez déjà une expérience significative sur ce type de métier en stage, alternance ou dans le cadre d’une reconversion professionnelle.
La maitrise des outils informatiques, ERP est impérative.
La connaissance du domaine du SAV est un plus
Pourquoi nous rejoindre ?
Nous rejoindre c’est intégrer une équipe dynamique, une société bienveillante avec un esprit familial reconnue pour son expertise technologique.
Nous formons aujourd’hui nos collaborateurs de demain : votre engagement et votre montée en compétences pourront vous ouvrir les portes d’un CDI à l’issue de votre alternance.
Rejoignez nous !