Agent polyvalent de soutien administratif et opérationnel au sein de la DPO - SIPJ (H/F)

Groupe RIFSEEP: 2

Finalité du poste

Assurer la gestion administrative, le contrôle qualité et le suivi des procédures judiciaires, contribuer au bon fonctionnement du secrétariat judiciaire et garantir la conformité des transmissions (procédures et statistiques) aux autorités compétentes.

Responsabilités

Gestion et contrôle des procédures pénales

• Assurer le contrôle qualité formel et réglementaire des procédures pénales dans LRPPN / PPN.
• Enrichir et mettre à jour les données procédurales dans les applicatifs métiers.
• Identifier, analyser et corriger les anomalies (rejets FOVES).
• Retraiter les procédures signalées en erreur ou incomplètes.
• Affecter les procédures judiciaires aux services compétents selon les process définis.
• Transmettre les procédures au Tribunal judiciaire ou aux autorités compétentes.
• Effectuer les relances nécessaires auprès des services concernés.

Interface institutionnelle

• Assurer l’interface administrative avec le parquet, la préfecture, la gendarmerie et les partenaires institutionnels.
• Répondre aux sollicitations téléphoniques et électroniques des autorités judiciaires et administratives en lien avec le chef du secrétariat judiciaire.
• Garantir la conformité des transmissions aux exigences réglementaires.

Production statistique et reporting

• Extraire et consolider les données d’activité via ORUS et AGORA.
• Élaborer des tableaux de bord et rapports statistiques périodiques (hebdomadaires, trimestriels, semestriels, annuels) et produire des cartographies.
• Transmettre les éléments de suivi d’activité à la hiérarchie.

Gestion documentaire et organisationnelle

• Gérer la boîte mail fonctionnelle du secrétariat judiciaire en lien avec le chef du secrétariat judiciaire.
• Tenir et mettre à jour les registres réglementaires (dont scellés – volet administratif).
• Diffuser les synthèses d’activité judiciaire.
• Veiller à la traçabilité et à la sécurisation des documents administratifs.

Appui interne

• Participer à l’accueil et à la formation des nouveaux agents selon le plan d’intégration défini.
• Apporter un soutien administratif ponctuel au commissariat (ex. procurations de vote…).
• Contribuer au bon fonctionnement organisationnel du secrétariat judiciaire.

Environnement professionnel

Activités du service : SIPJ – Investigations judiciaires, administratives et scientifiques.

Composition et effectifs du service :

• CDD: 4 commissaires
• CC: 17 officiers
• CEA: 153
• Scientifiques: 23
• Administratifs: 21

Liaisons hiérarchiques

• Chef SIPJ/chef DPO (N+3) et adjoint chef DPO (N+2)
• Chef du secrétariat judiciaire (N+1)

Liaisons fonctionnelles

• Tous fonctionnaires de la DIPN 21 – Parquet - Préfecture

Conditions particulières d'exercice

• 40 h hebdomadaires avec 29 RTT – Régime hebdomadaire avec plages fixes : 9h30‑11h30 et 14h00‑16h00 – Badgeage.
• Polyvalence.
• Connaissance de l’environnement police souhaitable ou à acquérir.
• Discrétion et secret professionnel.
• Connaissance des logiciels ORUS/LRPPN/AGORA souhaitable ou à acquérir.
• Connaissance de base de la procédure judiciaire souhaitable ou à acquérir.
• Aspect relationnel important.
• Travail intensif sur ordinateur.

Profil recherché

Durée attendue sur le poste : 3 ans minimum.

Compétences principales mises en œuvre

• Avoir des compétences en informatique bureautique - niveau maîtrise - requis.
• Connaître l'environnement professionnel - niveau initié - à acquérir.
• Avoir des compétences juridiques - niveau initié - requis.

Savoir-faire

• Savoir travailler en équipe - niveau maîtrise - requis.
• Savoir s'organiser - niveau pratique - requis.
• Savoir appliquer la réglementation - niveau pratique - à acquérir.
• Contrôler et analyser des procédures.
• Appliquer rigoureusement des process définis.
• Assurer un suivi des délais.
• Prioriser les urgences.
• Rédiger des écrits administratifs.
• Produire des données statistiques fiables.
• Communiquer avec des interlocuteurs institutionnels.
• Savoir accueillir.
• Avoir l’esprit de synthèse.
• Savoir analyser.

Savoir-être

• Discrétion professionnelle.
• Rigueur, méthode et sens du détail.
• Responsabilité envers l’organisation.
• Réactivité.
• Esprit d’équipe.
• Respect des procédures et de la hiérarchie.
• Capacité à communiquer.

Connaissances techniques

• Organisation de la chaîne pénale.
• Notions de procédure pénale.
• Règles de transmission des procédures.
• Utilisation des applicatifs métiers (LRPPN, PPN, ORUS, AGORA).
• Principes de confidentialité et protection des données.

Perspectives

• Possibilités de progression par concours, et/ou examens professionnels.

Présentation de la Direction Zonale de Police Nationale – Est