Agent de secrétariat (H/F)

Description du poste :

Le rôle de l'agent de secrétariat sera d'assister la cheffe de secrétariat dans l'ensemble de ses tâches couvrant les besoins administratifs du département

Gestion documentaire :

Mise en forme, circuit de validation et enregistrement des documents administratifs.

Assistance dans le suivi du courrier (physique et numérique)

Suivi des congés et du télétravail de l'encadrement du département.

Suivi de la présence des cours des conjoints.

Accueil et gestion des visiteurs :

Gestion des demandes d'accès (badges, QR codes).

Accueil et prise en charge des visiteurs individuels ou groupés.

Logistique et gestion des salles :

Inventaire du matériel.

Configuration des salles pour examens, conférences ou événements.

Préparation et surveillance des examens (hors STANAG 6001).

Support technique et administratif :

Suivi technique du matériel informatique.

Orientation administrative des officiers internationaux.

Réservation des cars pour les déplacements des officiers internationaux.

Appui à la cheffe de secrétariat :

Suivi des commandes (livres, papeterie).

Participation à l'organisation des visites culturelles

Compétences requises :

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power

Point).

Bonne organisation et rigueur dans la gestion des documents.

Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement.

Sens du service et accueil.

Connaissances de base en logistique et gestion des ressources humaines.

Expérience en gestion administrative et en secrétariat appréciée

Polyvalence et réactivité.

Autonomie.

Discrétion et respect de la confidentialité.

Adaptabilité et esprit d'initiative

Formation en assistance de gestion, secrétariat ou équivalent souhaitée.

Une expérience dans un poste similaire serait un plus.