Agent de gestion administrative / Litiges UF APPRO - Renfort F/H F/H

Tout en ayant des missions nationales d'intérêt général, l'AGEPS met en oeuvre la politique de l'AP-HP en matière d'équipements médicaux et informatiques et de produits de santé. Partenaire des GHU et des hôpitaux, elle est le prestataire technique et pharmaceutique de l'AP-HP.

Interlocuteur privilégié de la DAEF concernant les litiges à réception et certains autres dysfonctionnements :

Sur sollicitation de la DAEF : Analyse des écarts entre la quantité réceptionnée et facturée. Si besoin :

Recherche des BL en réception ou auprès du fournisseur concerné

Recherche des écarts de stock

Réalisation d'inventaires ponctuels

Pour les commandes de l'exercice en cours : réalisation de la réception SAP (Migo) avec accord d'un pharmacien de l'UF Approvisionnement pour les quantités importantes ou valeurs importantes

Autres fonctions dans le cadre de la polyvalence et des remplacements :

Gestion des litiges fournisseurs déclarés par l'UF Logistique :

Analyse des litiges créés par l'UF Logistique : vérification de l'écart.

Pour les surplus et erreurs de référence : avis pharmacien sur la suite à donner

Déclaration des litiges aux fournisseurs dans les délais impartis

Traçabilité des étapes d'avancées des litiges dans l'outil informatique

Relance des fournisseurs en cas d'absence de reprise et mise en destruction dans le délai imparti en l'absence de reprise effective

Préparation des courriers en collaboration avec le secrétariat destinés aux fournisseurs selon la négociation (avoir, reprise, destruction, régularisation)

Assurer la mise en destruction des litiges (documentation à remplir, saisie des produits à détruire sur le logiciel dédié, palettisation, mise en tour et étiquetage) ou traiter la reprise avec le fournisseur

Traiter les colis livrés par erreur au SAD

Prise en charge des commandes reçues (AP/HAP et DEC)

Gestion de la relation client

Faire le suivi des envois HAP

Gérer les litiges HAP dans le domaine de ses compétences

Classement et archivage des dossiers commandes /clients

Prise en charge des commandes

Adaptabilité à de nouveaux logiciels informatiques : SAP, BEXT, CIAPPA etc.

Adaptabilité au milieu pharmaceutique et au secteur public

Savoir faire face aux situations d'urgence

Rigueur, sens des initiatives et des priorités, disponibilité

Polyvalence dans les activités

Travail en équipe

Sens relationnel

Aisance rédactionnelle

Risques professionnels

Travail sur écran

Port de charge