Agent d’accueil et d’information HF – DIVE Accueil Général - Université Toulouse Jean Jaurès (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Vous serez amené-e à :

1/ Assurer l'accueil Physique et téléphonique :
•Accueillir, identifier les demandes renseigner et/ou orienter tous les usagers se présentant au comptoir de l'Accueil général vers les composantes ou services ou organismes compétents

2/ Gérer la messagerie de l'Accueil Général :
•Répondre aux différents courriels arrivant sur la messagerie générique

3/ Assurer la communication à destination des publics de l'université :
•Se doter de tous types de support de communication pour informer les publics
•Collecter et/ou rechercher et diffuser les informations à l'aide des supports adaptés (documentation papier et outils informatisés). Diffuser et mettre à jour l'affichage. Communiquer des informations sur la vie étudiante et les activités liées aux études.

4/ Réaliser l'actualisation du message d'accueil du serveur vocal de l'université :
•Mettre à jour le message d'accueil en collaboration avec le service de la Maison de l'Image et du numérique.

5/ Réaliser une veille sur les outils de communication de l'université :
•Effectuer une veille sur les informations diffusés dans le site internet ou dans l'ENT afin de faire remonter les éventuelles problématiques (liens rompus, annuaire non actualisé, etc.).

Période de forte activité (inscription - entrée - examens)
Ce poste dont l'une des missions principale reste l'accueil physique de l'usager n'est pas éligible au télétravail.

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoirs :
•Organisation et le fonctionnement de l'Université et de son environnement
•Structures de l'Université et les parcours de formation
•Missions et les activités des partenaires de la vie étudiante à l'intérieur et à l'extérieur de l'Université

Savoirs faire :
•Maîtriser le maniement des consoles téléphoniques
•Maîtriser les techniques d'accueil
•Utiliser les outils et les réseaux de communication (messagerie électronique, ENT, sites Web)
•Communiquer des informations sur la vie étudiante et les activités liées aux études
•Identifier les besoins et pouvoir y apporter une réponse
•Savoir gérer les priorités en situation de tension
•Savoir faire face aux situations d'urgence
•Réaliser une veille

Savoir être :
•Créer des relations professionnelles positives avec les autres services
•Etre à l'écoute des besoins et trouver les solutions adaptées
•Gérer les situations de stress des publics

Conditions de diplômes : CAP/BEP/BAC
Expérience requise : 1 an d'expérience sur des missions similaires