Agent d'Accueil Logistique - Assistant Administratif H/F

• Assurez le support logistique et administratif au service de l'entreprenariat.
• Assurer l'accueil téléphonique et physique de la pépinière et du campus, dépose et base de la demande (déplacements professionnels dans les sites de la C.A.C.P.L)
• Accueillir les locations mises à disposition tiers (préparation, mise en place des salles, accueil des participants et utilisateurs), participe à la gestion de la logistique des biens de la C.A.C.P.L (logistique, convocation, inscriptions, dates et lieux...), manutentions diverses, équipements techniques, cocktails, courses
• Assurer leur accueil téléphonique et physique
• Gérer conjointement le planning de réservation des salles
• Établir conjointement les bilans annuels et suivi des indicateurs
• Préparer les réunions et ateliers, participer à la préparation des événements (logistique, convocations, dates et lieux)
• Participer à la gestion de la logistique des bâtiments, équipements, moyens généraux
• Veiller à la propreté des lieux
• Gérer le planning de réservation des salles
• Assurer le secrétariat administratif de la direction, classement, l'archivage
• Gérer les courriers arrivés/départs de la direction
• Saisir et mettre en forme des documents et courriers administratifs et conventions
• Participer à la gestion des prises de rendez-vous et des agendas de la direction, de la directrice et du directeur adjoint
• Participer au suivi financier de la direction pour les activités suivantes: engagements comptables et les bons de commande
• Exécuter les commandes (de l'expression des besoins à la facturation). Procéder aux encaissements de loyers et autres recettes en lien avec la direction des finances
• Gérer les fournitures et les stocks de la direction
• Gérer les conventions de domiciliation et d'hébergements, avenants (rédaction, signatures, contrôle légalité...)
• Apporter soutien au bon fonctionnement général du service

Savoir-faire

• Organiser un agenda et prendre des rendez-vous ;
• Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
• Élaborer et renseigner un tableau de bord ;
• Maîtrise des outils bureautiques notamment Word et Outlook, notions de gestion de bases de données (publipostage) ;
• Utilisation des logiciels métiers de gestion administrative et de gestion financière (Régi.net, Marché, Astre, Poseidon) ;

Savoir de compte.

Savoirs

• Notions d'organisation et de gestion du temps ;
• Techniques et outils de communication ;
• Techniques de secrétariat et de classement de documents ;
• Tableaux de bord et outils de planification et de reportings ;
• Notions d'anglais.

Savoir être

• Disponibilité ;
• Bonne présentation ;
• Travail en équipe et de réserve professionnelle.