Agent d'accueil (H/F)

Les missions :

• Accueil du public
• Traitement des dossiers TBM

Les activités :

• Accueil de 1er niveau et orientation physique et téléphonique du public et des partenaires

(identification et qualification de la demande : information, orientation et renseignement)

• Prise de rendez-vous en fonction des demandes auprès des agents du Pôle Social
• Instruction des demandes de cartes TBM (création, renouvellement et anomalies)
• Etablir les statistiques du Centre Support Administratif, notamment pour le bilan annuel
• Suppléer périodiquement l'agent administratif également en charge de l'Accueil et du Secrétariat du Pôle Social (congés, absences, formations, etc) pour :

o Suivi administratif des dossiers des agents du Pôle Social (rédaction et mise en forme de tout type de document : courriers, rapports, compte-rendu de réunions etc)

o Convocation, suivi et relance dans le cadre du dispositif RSA

o Gestion administrative des dossiers d'aide sociale légale (convocation, suivi, relance, gestion des dossiers en lien avec le Conseil Départemental, etc)

o Gestion administrative des dossiers relatifs aux situations d'expulsion ou de dette de loyer (réception des courriers, convocation, suivi des présences, relance, rédaction et mise en forme de rapports etc)

• Appuyer ponctuellement l'activité des différents Pôles du CCAS

Les compétences techniques et professionnelles / savoir faire :

• Maîtriser l'outil informatique, les logiciels de bureautique (Microsoft Office : word, excel, powerpoint, outlook) et le logiciel métier SONATE
• Maîtriser les techniques de rédaction administrative
• Maîtriser les techniques d'accueil du public (notamment en difficulté)

(courtoisie, écoute, rigueur, neutralité et objectivité ; savoir favoriser l'expression de la demande et évaluer la 1ère demande ; s'adapter aux publics de cultures différentes ne parlant pas ou peu français)

Les qualités relationnelles / savoir être :

• Avoir le sens du service public
• Respecter le secret professionnel
• Faire preuve de patience, diplomatie, écoute
• Faire preuve de rigueur, polyvalence et autonomie
• Savoir prioriser les tâches et traiter les urgences
• Avoir le sens de l'organisation et du travail en équipe
• Capacité d'adaptation et de réaction dans la gestion des accueils

La formation et/ou diplômes requis/habilitations (ou permis etc...) :

• Secrétaire médico-social

Les moyens nécessaires/ outils de travail :

• Technologies de l'information et de la communication

Les conditions de travail : déplacements, astreintes, permanences, travail seul ou en équipe, horaire... :

Respecter les horaires de travail suivants (sauf en cas de demande ou d'autorisation de la hiérarchie) :

• lundi : 8h45 / 12h15
• mardi : 8h45 / 12h15
• mercredi : /
• jeudi : 08h45 / 16h45
• vendredi : 8h45 / 12h15

L'agent pourra être appelé à travailler par roulement les dimanches de scrutins électoraux de 7h30 à la fin des opérations

Liens internes : Personnels du CCAS, services municipaux

Liens externes : Conseil Départemental, CCAS, Bordeaux Métropole, TBM, Conseil Régional, MDS, CMP, organismes sociaux et associations caritatives, CAF, Trésor Public, organismes de tutelle, MDPH

Les contraintes et risques associés au poste (à mettre en lien avec les gestes et postures spécifiques liés au poste) :

• Gérer les situations de stress et réguler les tensions voire l'agressivité du public accueilli