Agent d'accueil et secrétariat en EHPAD (F/H)

RESPONSABILITÉS :

Employeur : CIAS du Mont de Marsan (Landes 40)

Filière / Qualification du poste : Filière Administrative – Catégorie C

Prise de poste : Août 2026

TITULAIRE OU A DÉFAUT CONTRACTUEL

Le Pôle Hébergement du CIAS est composé de trois EHPAD (EHPAD du Marsan, Jeanne Mauléon et EHPAD de Saint Pierre) et de la Maison d'Accueil Temporaire. Suite à une mobilité interne, nous recherchons un.e secrétaire au sein de l'EHPAD de Saint Pierre pour une prise de poste au 1er août 2026.

Sous la direction de la Directrice du Pôle Hébergement, la/le secrétaire en EHPAD assure l'organisation administrative et la gestion des documents internes à l'établissement. Elle/il est responsable de l'accueil des familles et des visiteurs, de la gestion des appels téléphoniques, ainsi que de la prise en charge de diverses tâches administratives, telles que la gestion des dossiers des résidents, le suivi des courriers et la coordination avec les différents services internes (médical, administratif, logistique).

Accueil physique et téléphonique

• Accueillir, orienter et renseigner les usagers, les familles, les prestataires et les fournisseurs
• Assurer l'accueil téléphonique
• Réception et traitement des mails de l'établissement
• Transférer les appels et les mails aux personnes concernées
• Être à l'écoute des résidents et de leurs familles ainsi que des professionnels
• Faire les états des lieux de sortie

Gestion des activités administratives relatives aux résidents

• Réception du dossier d'admission, vérifier la complétude de ce dernier et informer la coordinatrice des admissions par mail si le dossier est incomplet
• Tenue et classement des dossiers médicaux (courriers médicaux, bilans biologiques, ...)
• Collecter les éléments des dossiers des résidents, les classer et/ou archiver
• Saisir les informations administratives des résidents sur le logiciel de soins
• Orienter les résidents dans leurs démarches administratives
• Diffuser les informations institutionnelles aux résidents ou à un groupe de résidents
• Distribuer quotidiennement le courrier des résidents
• Compléter les dossiers des résidents sur NETSOINS
• Participation à la gestion des montres appel malade
• Commander les ambulances pour les rendez-vous médicaux des résidents\n\n

Gestion des activités administratives relatives à l'établissement

Participer à la gestion des ressources humaines

Assurer le lien avec les équipes et l'encadrement de la structure

Référent du Comité National d'Action Sociale (CNAS)

Contribuer à la formation et à la qualité/gestion des risques

PROFIL RECHERCHÉ :

Titulaire d'un BEP, CAP, BAC dans le domaine administratif, vous connaissez le fonctionnement des Établissements Sociaux et Médico-Sociaux (ESMS). Vous avez une première expérience dans le domaine administratif / secrétariat et idéalement en EHPAD.

Savoir-faire

• Maîtriser l'environnement informatique et bureautique
• Maîtriser les techniques de communication écrite et orale
• Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Gestion des conflits et de l'agressivité
• Appréhension des personnes avec des troubles du comportement
• Capacité à gérer et/ou créer un système de classification\n\n

Savoir-être

• Qualité d'écoute et sens du contact
• Bienveillance, discrétion
• Autonomie, rigueur, sens de l'organisation
• Respect du secret professionnel
• Sens du service public
• Esprit d'équipe\n\n

CONDITIONS D'EXERCICE

Lieu de travail: EHPAD Saint Pierre – CIAS du Marsan

Temps de travail: Temps complet – 37h30 par semaine (9h-12h30 + 13h15-17h30) – RTT

Statut : Titulaire de la FPT ou contractuel (CDD)

Conditions de rémunération : RIFSEEP / Forfait mobilités durables / Prise en charge à 75% de l'abonnement transport / Participation au maintien de salaire / Prise en charge partielle mutuelle labellisée / Adhésion COSS + CNAS / Restaurant administratif

A partir de 1900€/mois brut - à définir selon profil et expérience

CANDIDATURE

Veuillez adresser votre candidature (CV + lettre de motivation) à l'attention de Monsieur le Président de l'Agglomération de Mont de Marsan – Service RH // En candidatant via l'annonce

Date limite de réception des candidatures : 01/08/2026