AGENT D’ACCUEIL ET ADMINISTRATIF DE LA VIE ASSOCIATIVE - COMMUNE D' (H/F)

L’agent d’accueil propose une écoute active aux associations qui sollicitent le service de la vie associative et fait connaître les services mis à la disposition du tissu associatif.

• Accueil général: gestion de l’accueil physique et téléphonique, renseigné, orienter
• Travail de reprographie réalisé au bénéfice des associations aubagnaises, enregistrement sur tableau en vue de la comptabilisation des aides indirectes
• Relance téléphonique dans le cadre de l’événementiel du service de la Vie associative
• Gestion, organisation et valorisation de l’espace Maison de la Vie Associative: mise en valeur de l’espace, rangement des supports de communication (thématiques, publics cibles) mis à disposition du public fréquentant la structure, rangement quotidien des deux salles de réunion et de l’espace central
• Gestion des photocopieurs: s’assurer de leur opérationnalité, commande de papier et fournitures ad hoc, gestion des cartouches des photocopieurs (commande et recyclage)
• Suivi de la gestion des boîtes aux lettres des associations domiciliées au sein de la MVA (distribution du courrier)
• Valorisation des informations mises à disposition des associations ou par les associations (affichage, mise à disposition du public)
• Aide aux travaux de secrétariat (scan des documents, préparation de chemises dossiers….)
• Soutien logistique aux manifestations initiées et/ou accompagnées par le service de la Vie associative
• En fonction des besoins du service et à la demande du responsable ou de son assistante, déplacement à l’extérieur du service (appariteur)
• Mise à jour de la base de données des associations:
• Vous effectuez la saisie de toutes les nouvelles associations. Vous assurez la mise à jour (permanente) de toutes les données sur open asso.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Rédacteur principal de 2ème classe

Profil recherché

• Sens de l’écoute et qualités relationnelles
• Aptitude au travail en équipe
• Connaissance et respect des procédures internes
• Discrétion et réserve professionnelle

Particularités du poste:

• Ce service est sujet à des rythmes de travail irréguliers ce qui peut amener des temps de surcharge.
• Horaires décalés avec des pics d’activité en fonction des projets et des obligations de la Direction

Evénementiel, Protocole et Vie Associative

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Forte d'une population de plus de 45000 habitants qui en fait la 5e ville du département des Bouches-du-Rhône, la ville d'Aubagne est reconnue pour son dynamisme économique, culturel et sportif. Mais c'est aussi une cité riche de son patrimoine et de ses traditions qui participent à sa renommée.